La ficha de proveedor se divide en varias pestañas: Datos, Contacto, Facturación y Otros. En la parte derecha de la ficha tiene accesos directos a todos los documentos relacionados con el cliente (facturas, proyectos, presupuestos, etc.)
Pestaña Datos #
Esta pantalla es muy similar a la que hemos visto anteriormente en Clientes.
Aquí se definen los datos fiscales del proveedor, su dirección, teléfono, email, etc.
A continuación, se detallan los campos disponibles en esta sección:
Código: El código permitirá identificar al proveedor y realizar búsquedas.
Los últimos dígitos del código del proveedor coincidirán con los dígitos de las cuentas contables relativas al proveedor y creadas de forma automática por el programa. Ejemplo: proveedor con código P-000104: Cuentas contables creadas para este cliente: 40000104 / 40100104 /40700104
Tipo: Campo solo informativo. Permitirá filtrar en el listado de proveedores qué proveedor es persona física o jurídica. Podrás elegir qué tipo de persona se da alta por defecto en sus proveedores en “ Configuración- Parámetros-Facturación”.
Nombre fiscal: Nombre fiscal del proveedor necesario para facturar. (Campo Obligatorio)
Nombre comercial: Este campo permite añadir un nombre diferente al nombre fiscal, en caso de que el nombre sea diferente. Te permitirá identificar al proveedor en los listados de pedidos de compra, albaranes, etc, por el nombre comercial y también realizar búsquedas por este nombre.
Recomendación: En caso de que el nombre fiscal y nombre comercial coincidan, recomendamos dejar el campo en blanco.
País: Es importante completar este campo por la repercusión fiscal que tendrá, en el programa, en el momento de obtener la información fiscal para presentar los impuestos. El país indicará al programa, cuando se facture, qué tipo de IVA llevará la operación (Interior, Intracomunitaria o exportación) y de este dato dependerá si el IVA será auto repercutido, exento o interior.
Zona geográfica: Es un dato informativo y opcional. Permite identificar en qué huso horario se encuentra un proveedor para poder comunicarse con él, teniendo en cuenta la diferencia horaria. Es una tabla que la configura cada empresa.
Código postal: En este campo se debe ingresar el código postal correspondiente a la dirección del proveedor.
Población: En este campo se debe ingresar la población correspondiente a la dirección del cliente, proveedor o empresa.
Provincia: En este campo se debe ingresar la provincia correspondiente a la dirección del cliente, proveedor o empresa.
Domicilio: En este campo se debe ingresar el domicilio correspondiente a la dirección del cliente, proveedor o empresa.
CIF/NIF: CIF/NIF: En este campo se debe ingresar el Código de Identificación Fiscal (CIF) o el Número de Identificación Fiscal (NIF) del proveedor. Este dato es esencial para la facturación y el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Tipo de documento: Es una tabla que cada empresa de traducción/ interpretación puede configurar.
Si tu empresa trabaja con TicketBAI, completar esta tabla es obligatorio y tendrás que completar ese campo con los códigos indicados por TicketBAI. Para ver esos códigos despliega la flecha que se encuentra a la derecha del campo, seleccione “Listado” “Códigos TicketBAI” y completa la tabla con los datos indicados en ese listado.
Si tu empresa trabaja con facturación electrónica en México o Argentina, completar esta tabla es obligatorio, y tendrás que completar este campo con los códigos indicados por cada Hacienda local. Para ver esos códigos despliega la flecha que se encuentra a la derecha del campo, seleccione “Listado” “Códigos” y completa la tabla con los datos indicados en ese listado.
Nº Iva Intracomunitario: Este campo se utiliza para ingresar el número de identificación fiscal a efectos del IVA en operaciones dentro de la Unión Europea. Es obligatorio para empresas y profesionales que realicen transacciones comerciales intracomunitarias.
Persona de contacto: Este dato es solo informativo. Los datos de los contactos de la empresa se completan en la “Ficha del cliente- Pestaña “Contacto”. En ese apartado se podrá completar más de una persona, junto con sus teléfonos y dirección de email.
Teléfono, Fax, Móvil, Email: En estos campos se registran los datos de contacto del proveedor.
Web: En este campo se registra la página web del proveedor. Permite acceder rápidamente al sitio oficial para obtener más información o contactar a través de los medios disponibles en su plataforma.
RRSS: Este campo permite registrar los perfiles del proveedor en redes sociales (como LinkedIn, Twitter, Facebook, etc.). Facilita el acceso directo a las plataformas digitales para seguimiento, comunicación o referencia.
Idioma materno: Hace referencia al primer idioma aprendido y utilizado de forma natural desde la infancia. Es el idioma nativo del proveedor.
Idioma habitual: Indica el idioma en el que el proveedor se comunica con mayor frecuencia en su entorno profesional o personal, que puede o no coincidir con su idioma materno.
Contacto relacionado: Es un código que asigna el programa de forma automática. Se utiliza si se tiene el módulo de CRM activo y sirve para gestionar tareas de CRM y envío masivo de emails.
Grupo: Este campo permite agrupar proveedores para obtener diferente información por grupos.
Al ser una tabla cada empresa puede dar de alta los grupos que quiera.
Recomendación: Si no necesita obtener información por grupo recomendamos dejar este campo en blanco.
Valoración: Este campo se utiliza para registrar una calificación o puntaje asignado al proveedor, basado en criterios específicos como calidad del servicio, puntualidad, comunicación, o cualquier otro aspecto relevante.
Sección imagen #
Fecha de alta: Este campo registra la fecha en la que se dio de alta al proveedor en el sistema. Es útil para llevar un seguimiento de la antigüedad del proveedor y para la gestión de relaciones comerciales.
Baja: Puedes activar este botón si el proveedor está dado de baja.
Fecha de nacimiento: Se utiliza en el módulo opcional de “Formación” para la ficha de los alumnos. Si no se tiene este módulo recomendamos ignorar este campo.
Sexo: Se utiliza en el módulo opcional de “Formación” para la ficha de los alumnos.
Si no se tiene este módulo recomendamos ignorar este campo.
Acepta cond. grales: Este campo permite hacer un seguimiento de los proveedores que han aceptado o no las condiciones generales presentadas por la empresa o RGPD.
Cumple R.G.P.D: Este botón se activa si el proveedor cumple con la normativa de protección de datos personales según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Referencia: Este campo se utiliza en caso de que se quiera asignar una referencia o un código (Diferente al número de proveedor que asigna de forma automática el programa).
Actividad: Es una tabla que cada empresa puede configurar. Sirve para poder obtener estadísticas e información por actividades. Ejemplo: Proyectos por actividad, presupuestos por actividad, ventas por actividad. Es una forma de agrupar proveedores.
Consejo: Es una información que puede resultar útil si un cliente pregunta por la experiencia que puede tener su empresa en una actividad determinada.
Pestaña Contactos #
Al igual que en la sección de Clientes, la pestaña Contactos permite ingresar y modificar información relacionada con los proveedores, como dirección, persona de contacto y datos bancarios.
A continuación, se ofrece una explicación más detallada:
Sección Dirección #
Si el proveedor posee una o varias direcciones diferentes a la fiscal, podrá completarlas en este apartado.
Sección Contacto #
Alta de datos de contacto de las personas que trabajan en la empresa del proveedor, si por ejemplo fuera una agencia.
Puede añadir varias personas de contacto que trabajan en la misma empresa seleccionando “NUEVO CONTACTO”.
Sugerencia: El “Nombre” del contacto es un campo obligatorio y es recomendable dar de alta el email del contacto, ya que cuando se quiera enviar por email pedidos de compra, facturas, etc. se utilizará la dirección de correo del contacto de forma automática.
Sección Banco #
En este apartado podrá dar de alta los datos bancarios del proveedor.
Importante: En caso de emitir remesas de pago será obligatorio completar esta información.
Botones #
Nuevas tareas CRM: Este botón azul sirve como un atajo para ir directamente a Tarea. Al ingresar podremos crear/editar y completar detalles relativos a Tarea.
Pestaña facturación #
Sección Datos fiscales #
Régimen IVA Caja: Marca esta opción si el proveedor aplica al criterio de caja, que es un régimen especial de IVA al que pueden acogerse, si así lo desean, las empresas y autónomos que facturen menos de dos millones de euros al año.
Régimen Canario: Marca este campo si el proveedor es de Canarias para que el programa lo tenga en cuenta a la hora de presentar los modelos a Hacienda.
Censado AEAT: Campo importante que se aplica para empresas que tengan que presentar el SII (Suministro Inmediato de Información del IVA) a Hacienda. Si no presentáis el SII es indiferente si se marca o no.
Sección Condiciones comerciales #
Forma de pago: Se utiliza para especificar las formas de pago que se emplean con el proveedor.
Dto comercial: Este campo se refiere a un descuento en línea; sin embargo, su uso no es común en el ámbito de la traducción.
Dto P.P: Este campo indica un descuento adicional que se refleja en el pie de la factura, aunque su aplicación tampoco es habitual en el sector de la traducción.
Sección Otros datos #
Cert. Seg. Social: Marca este campo en caso de que se haya solicitado el certificado de la seguridad social para comprobar que estén dados de alta y al día en la seguridad social.
Es solo un dato informativo. No se pueden realizar filtros ni búsquedas por este dato.
Cert. Subcontratista: En el caso de que se firmen contratos con los proveedores de servicios.
Es solo un dato informativo. No se pueden realizar filtros ni búsquedas por este dato.
Pestaña Curriculum #
En esta pestaña se pueden gestionar los currículums de los proveedores de servicios. Es posible agregar información relevante sobre su experiencia y competencias, idiomas con los que trabajan y actualizar los datos cuando sea necesario.
Pestaña Archivos #
Archivos adjuntos: Esta pestaña permite acceder a Google Drive directamente desde Gespoint. También facilita la función de arrastrar y soltar archivos, así como la creación de nuevas carpetas.
Pestaña Otros #
Sección Especialidades #
Da de alta las especialidades con las que trabaja el proveedor. Si tienes configuradas las tarifas del proveedor, este dato se podrá utilizar en la búsqueda avanzada de proveedores para hacer búsquedas de proveedor por especialidad.
Ejemplo: MEDICA, AERONÁUTICA, VETERINARIA, etc.
Sección Herramientas #
En esta sección se pueden agregar las herramientas CAT utilizadas habitualmente.
Sección Avisos Presupuestos y Pedidos. #
Avisos Presupuestos: Los avisos y recordatorios son útiles para añadir información solo de este proveedor, para que la tenga en cuenta cualquier persona de la empresa al momento de generar pedidos de compra, facturas, albaranes de compra, etc.
Esta información saldrá en forma de “pop up”.
Avisos Pedidos: La información que se complete en este apartado lo verás en forma de «pop up» cualquier persona que genere un pedido de compra al proveedor.
Si se marca la casilla “Avisar siempre” el «pop up» saldrá cuando se cree el pedido de compra y siempre que se entre al mismo para realizar cualquier consulta.
Si no se marca “Avisar siempre” El «pop up» solo saldrá cuando se dé de alta el pedido de compra.
Sección Albaranes #
La información que se complete en este apartado la verá en forma de «pop up» cualquier persona que genere un albarán de compra al proveedor.
Si se marca la casilla “Avisar siempre” el «pop up» saldrá cuando se cree el albarán de compra y siempre que se entre al mismo para realizar cualquier consulta.
Si no se marca “Avisar siempre” El «pop up» solo saldrá cuando se dé de alta el albarán de compra.
Sección Facturas #
La información que se complete en este apartado lo verá en forma de «pop up» cualquier persona que genere una factura de compra al proveedor.
Si se marca la casilla “Avisar siempre” el «pop up» saldrá cuando se cree una factura de compra y siempre que se entre al mismo para realizar cualquier consulta.
Si no se marca “Avisar siempre” «El pop up» solo saldrá cuando se dé de alta una factura de compra.
