El programa ya incluye todas las series necesarias que se utilizarán en el circuito de trabajo; solo es necesario configurar la numeración de cada una de ellas. Para hacerlo, selecciona CONFIGURACIÓN > SERIES y abre la serie que deseas modificar haciendo doble clic en el listado.
La mayoría de las fichas del programa se registran con un código (clientes, facturas, proyectos, etc.). Las series de contadores permiten definir el formato y la numeración de estos códigos.
Se vería así:
La serie son un conjunto de letras que identifican el tipo de registro, por ejemplo: CLI para Clientes, PRO para Proveedores, PRY para Proyectos, etc.
El número es un contador que el programa va incrementando y asignando automáticamente a cada serie conforme vamos añadiendo nuevos registros.
Para la configuración de las series se pueden dar dos situaciones:
1.-Serie indefinida
En algunos casos la numeración es siempre continua independientemente del año en el que se esté trabajando. (El código no empieza a partir de “1” en cada año) es el caso de “Clientes”, “Proveedores”, “Contactos”, etc.
Ejemplo: Contador de “Clientes”
“Clientes” es una serie que solo se modifica una vez, ya que el contador no empieza a contar a partir de “1” cada año, como puede ocurrir, por ejemplo, con las facturas.
En este caso la serie se configura de esta forma:
Nº dígitos (4-8): Indica el número de dígitos que tendrá el código. El programa rellena automáticamente con ceros por la izquierda hasta alcanzar el número aquí indicado. Por ejemplo, el cliente 1 será el CLI-000001
Fecha Inicio: Fecha inicio desde Enero del año en curso que pone en marcha el Programa Gespoint Billwords (Si estamos en Enero del 2025, entonces 01/01/2025.)
Fecha Fin: En este caso hemos puesto una fecha “infinita” que no tendremos nunca que volver a modificar para continuar la numeración 31/12/2100.
Serie: El campo es alfanumérico y define las letras de la serie. En este caso al ser “clientes”, lo hemos identificado con “CLI” pero puede ser cualquier combinación de letras siempre que no esté ya en uso por otro contador. Por este motivo, recomendamos usar al menos 3 caracteres para la serie. En este apartado no hay que poner un guion “-“ después de las letras, ya que el programa lo pone de forma automática al dar de alta el código.
Número: El número que se le asignará al siguiente cliente que dé de alta. En el ejemplo, al próximo cliente que dé de alta en el programa se le asignará el código CLI-000622.
Importante: El programa nunca asignará dos códigos iguales a distintos registros.
2.-Serie anual
La segunda situación la encontramos en las facturas, presupuestos, proyectos, etc. donde cada año, la numeración comienza a partir de “1”.
Ejemplo gráfico:
Fecha inicio / Fecha fin:
1/1/2023 – 31/12/2023: Indica el periodo de tiempo durante el cual la serie de contadores (números de factura) será válida. En este caso, para 2023.
1/1/2024 – 31/12/2024: Este es el periodo para el año 2024.
1/1/2025 – 31/12/2025: Para el año 2025.
Serie:
FV23 / FV24 / FV25: Es el código de la serie para cada año. Por ejemplo, FV23 es la serie de facturas para el año 2023, FV24 para el año 2024, y así sucesivamente.
Número:
En FV23 para el año 2023, el número de factura empezó en 88.
Para el año 2024 con la serie FV24, el número de factura comenzó en 163.
Para el año 2025 con la serie FV25, el contador se reinicia a 0001.
Este sistema organiza las facturas por año con un formato de numeración claro para evitar confusión. Cada año comienza con un nuevo número, y la serie se ajusta para mantener una secuencia ordenada.
Nota: Para que una factura sea legal debe tener una numeración que siga un orden cronológico ascendente.
