Para aprovechar al máximo Billwords en tu negocio de traducción, el primer paso es configurar correctamente la base de datos de tu empresa. Para comenzar, dirígete a la página principal y accede a la sección «Primeros pasos». Sigue las instrucciones de la guía y completa los datos en el orden indicado para asegurar una configuración óptima.
Empecemos con Configura los datos fiscales de tu empresa
Configura los datos fiscales de tu empresa #
Pestaña Empresa #
Aquí vamos a rellenar todos los datos relacionados a nuestra empresa.
Los campos marcados con un (*) son obligatorios. Te explico que significa cada campo:
Empresa: Código interno de la empresa
Nombre fiscal (obligatorio): Aquí debes introducir el nombre legal de tu empresa tal como aparece en facturas y documentos oficiales. Por ejemplo, «Mi empresa de traduccion, S.L.«
Nombre comercial: Si tu empresa opera bajo un nombre distinto al fiscal, escríbelo aquí.
Domicilio, Población, Código Postal y País (obligatorio): Estos campos indican la dirección oficial de tu empresa. Asegúrate de escribirlos correctamente ya que aparecerán en documentos como facturas y presupuestos.
Idioma: Este campo determina el idioma que se usará por defecto para todos los emails automáticos que se envíen a clientes, empleados y proveedores.
Si dejas este campo en blanco, el idioma por defecto será el inglés.
Si el contacto, cliente o proveedor tienen un idioma definido en su ficha, se usará ese idioma en lugar del definido en esta pantalla.
Consejo: No dejes este campo en blanco
Persona de contacto, Teléfono y Fax: Si quieres que tus clientes tengan un punto de contacto dentro de tu empresa, agrega aquí un nombre y teléfono/ Fax.
Email y Página web: Estos datos son importantes para que los clientes puedan comunicarse contigo fácilmente Asegúrate de ingresar un email válido y, si tienes una web profesional, añádela para que puedan conocer más sobre tus servicios.
Información fiscal #
CIF / NIF: Introduce el número de identificación fiscal de tu empresa (NIF si eres autónomo o CIF si eres empresa) Este dato es clave para emitir facturas correctamente.
Régimen fiscal y Zona geográfica: Aquí debes indicar el régimen fiscal bajo el cual operas y la zona geográfica donde tributas Esta información es fundamental para aplicar correctamente los impuestos en tus facturas.
Pestaña Facturación #
En esta sección encontrarás ajustes clave para que la facturación de tu negocio de traducción sea precisa y se adapte a tu país y tipo de operación. Vamos a repasar cada campo para que sepas cómo configurarlo correctamente.
Sección Otros #
Divisa local (obligatorio): Aquí debes seleccionar la moneda con la que trabajas normalmente En la mayoría de los casos, si facturas en España, será EUR (euros).
Divisa referencia: Si operas con clientes internacionales y necesitas comparar precios en otra moneda, puedes establecer aquí una divisa de referencia, Por ejemplo, si trabajas con clientes de Estados Unidos, podrías indicar USD (dólares).
Decimales en precios de compra y venta: Aquí defines cuántos decimales quieres mostrar en los precios de compra y venta. Esto es útil si trabajas con tarifas muy precisas Para traducciones, tres decimales suelen ser suficientes.
Ejemplo
Decimales en precios de compra: 3
Decimales en precios de venta: 3
Tipo de Operación habitual: Indica si se venden bienes o servicios. En el caso de la traducción, se considera un servicio, ya que implica convertir textos de un idioma a otro sin entregar un producto físico. Por ejemplo, un traductor que trabaja con documentos está ofreciendo un servicio, no un bien.
Usar IGIC (Impuesto General Indirecto Canario): Marca este campo solo si tu empresa tiene la dirección fiscal en Canarias.
Servicio para facturación de Anticipos: Solo en caso de que des de alta anticipos o factures por anticipado, se rellenará este campo con el servicio de «Anticipos», que se dará de alta desde el listado de «Servicios».
Se vería así:
Sección Opciones de pago #
Días de pago: Son los días específicos en los que se realizan los pagos, por ejemplo, el 15 y el 30 de cada mes.
Inicio vacaciones (dd/mm) – Fin vacaciones (dd/mm): Indica el período en el que el traductor estará de vacaciones y no estará disponible para trabajar. Se debe especificar la fecha de inicio y la fecha de finalización en formato día/mes (dd/mm).
Sección Predeterminado #
Subsección Clientes #
Son las personas o empresas que solicitan servicios de traducción.
Te explico a continuación cada uno de los campos que corresponden a esta sección:
Tarifa predeterminada: Será la tarifa estándar que se rellenará automáticamente al dar de alta los clientes. Más allá de que se rellene automáticamente, en la ficha de cada cliente se puede modificar.
Vendedor predeterminado: Será el vendedor que se pondrá por defecto cuando se da de alta un cliente. Es un campo opcional, y se utiliza solo en caso de que gestionéis vendedores.
Forma de pago predeterminada: Es el método de pago que se usa por defecto para cobrar a los clientes, como transferencia bancaria, PayPal, etc.
% Retención clientes: En caso de que factures con retención, y rellenes este campo, cuando des de alta un cliente, el campo de la retención en su ficha se completará automáticamente.
Tipo predeterminado: Es un campo interno e informativo, no va a afectar en la declaración de impuestos. Según el tipo de persona que se indique aquí, luego se completará automáticamente este campo al dar de alta la ficha del cliente. Más allá de esto, en la ficha de cada cliente se puede editar.
Persona Física: Es un individuo que trabaja por cuenta propia, como un traductor freelance. Por ejemplo, un traductor autónomo que ofrece sus servicios a empresas o clientes particulares.
Persona Jurídica: Es una entidad legal, como una empresa o una agencia de traducción. La persona jurídica tiene una estructura legal independiente de las personas que la forman (como los socios o empleados) y está sujeta a impuestos y regulaciones como una entidad separada.
Subsección Proveedores #
Son las personas o empresas que prestan servicios, en este caso, los traductores o intérpretes que trabajan para la empresa.
Tarifa predeterminada proveedores: Será la tarifa estándar que se rellenará automáticamente al dar de alta los proveedores. Más allá de que se rellene automáticamente, en la ficha de cada proveedor se puede modificar.
% Retención proveedores: En caso de que todos los proveedores te facturen con la misma retención, puedes completar este campo, y cuando des de alta un proveedor, el campo de la retención en su ficha se completará automáticamente. Si los proveedores te facturan con diferente retención, este campo lo puedes dejar en blanco, y rellenarlo en su ficha.
Tipo predeterminado: Es un campo interno e informativo, no va a afectar en la declaración de impuestos. Según el tipo de persona que se indique aquí, luego se completará automáticamente este campo al dar de alta la ficha del proveedor. Más allá de esto, en la ficha de cada proveedor se puede editar.
Pestaña Opciones #
El ultimo parámetro de esta sección es el de Opciones, lo explicamos a continuación:
Sección Ventas #
Calcular margen de beneficio sobre importe de venta: Al activarlo, el margen de beneficio en los proyectos se calculará como un porcentaje sobre el importe de venta, en lugar de un porcentaje sobre el coste.
Comisiones por margen bruto de proyecto: Indica que las comisiones se calcularán en función del margen bruto obtenido en cada proyecto.
Plazo de validez en Presupuestos (días): Es el tiempo durante el cual un presupuesto sigue siendo válido para el cliente.
Sección Varios #
Activar modo depuración: Esta opción permite habilitar un estado especial en el sistema para detectar y corregir errores.
- Cuando está activado, el sistema puede mostrar mensajes adicionales con información técnica para diagnosticar problemas.
- Generalmente, este modo solo lo usan desarrolladores o administradores del sistema para solucionar fallos o comprobar el funcionamiento interno del software.
Sección Compras y almacén #
No mostrar pantalla email en pedidos de compra: Si esta opción está activada, el sistema no mostrará la pantalla de envío de correo al generar un pedido de compra. Esto puede agilizar el proceso si no es necesario enviar el pedido por email en cada ocasión.
Bloquear recepción de pedidos de compra hasta facturar el proyecto: Si esta opción está activada, no se podrá recibir el pedido de compras hasta que el proyecto haya sido facturado al cliente.
Usar firma de la empresa al enviar Pedidos de Compra: Cuando se envíen pedidos de compra por email a los proveedores, el sistema incluirá automáticamente la firma de la empresa que se tiene configurada en «Configuración» > «Sistema» > «Emails», el correo que se tenga marcado como «Avisos a proveedores».
Sección Proyectos #
Explicamos a continuación cada campo:
Trabajar como empresa de servicios (sin idiomas origen-destino): Esto significa que la empresa gestionará proyectos sin necesidad de especificar los idiomas de origen y destino en cada tarea, útil si se manejan otros servicios además de la traducción. IMPORTANTE: En caso de que sea una empresa de traducción, este campo deberá estar desmarcado.
No copiar servicios de venta en nuevas tareas: Cuando se crean nuevas tareas dentro de un proyecto, no se copiarán automáticamente los servicios de venta asociados. Esto permite mayor flexibilidad en la gestión de cada tarea.
Usar nombre comercial en solicitudes de disponibilidad: En lugar del nombre fiscal de la empresa, se utilizará el nombre comercial al hacer consultas de disponibilidad a los traductores o proveedores.
No incluir idiomas en descripción de tarea: La descripción de cada tarea no mostrará los idiomas de trabajo (origen y destino), lo que puede simplificar la visualización de la información, ya que dentro de una tarea están los campos de origen y destino para introducir los idiomas. Recomendamos marcar esta opción.
Imprimir tareas detalladas: Al marcar este campo, cuando se imprimar en PDF el presupuesto/proyecto, saldrán las tareas detalladas. Si este campo queda desmarcado, al imprimir en PDF el presupuesto/proyecto, las tareas no saldrán detalladas, es decir que saldrá solo el servicio y el importe total de la tarea.
Cerrar proyectos al facturar: Una vez que se genere la factura de un proyecto, este se cerrará automáticamente, evitando modificaciones posteriores.
No copiar descripción del proyecto en nuevas tareas: Si se marca este campo, al agregar nuevas tareas dentro de un proyecto, no se copiará automáticamente la descripción general del proyecto, lo que permite personalizar cada tarea de forma independiente.
No mostrar idiomas habituales: Si se marca este campo, en la interfaz del sistema, no se mostrarán los idiomas de trabajo más utilizados por defecto, cada vez que se dé de alta una tarea, lo que puede ayudar a reducir la cantidad de información en pantalla.
Buscador proveedores con idiomas múltiples: Al buscar proveedores, se podrán filtrar por más de un idioma al mismo tiempo, facilitando la selección del profesional adecuado.
Cambiar vendedor de la empresa por el del contacto: Si un cliente tiene un contacto específico asignado, el sistema cambiará automáticamente el vendedor predeterminado de la empresa por el de ese contacto.
Obligatorio estado de la tarea en clientes con usuario web: Este campo solo es válido si se tiene el módulo web de Billwords. En ese caso, si se marca este campo, y el cliente tiene acceso a la intranet, será obligatorio asignar un estado a cada tarea.
Borrar ficheros del presupuesto al copiarlos al proyecto: Cuando se copien archivos desde un presupuesto a un proyecto, los originales se eliminarán del presupuesto para evitar duplicados.
No crear carpetas en presupuestos totalmente aceptados: Si un presupuesto ha sido aceptado en su totalidad, el sistema no generará automáticamente carpetas para organizar archivos, evitando estructuras innecesarias.
Recuerda siempre guardar tu progreso haciendo clic en el botón «Guardar».
Y recuerda: a medida que configures los Primeros pasos, activa los botones solo cuando hayas finalizado la configuración.
