El flujo de trabajo en Gespoint Billwords comienza con la creación de un presupuesto para el cliente. Este presupuesto se desglosa en tareas, cada una correspondiente a una combinación de idiomas de origen y destino solicitada.

Cuando el cliente acepta el presupuesto, este se convierte en un proyecto.

También es posible crear un proyecto directamente, sin necesidad de un presupuesto previo. Cada tarea del proyecto puede ser realizada por nosotros como usuarios de Gespoint Billwords o delegada a un proveedor externo.

Una vez finalizado el proyecto, se procede a la facturación al cliente, generando una previsión de cobro pendiente. Si se han subcontratado tareas, los proveedores enviarán sus facturas, lo que generará previsiones de pago asociadas al proyecto.

El circuito de trabajo admite todas las variaciones posibles: Varios presupuestos asociados al mismo proyecto, varios proyectos facturados en la misma factura, presupuestos aceptados solo parcialmente, tareas internas no facturables al cliente, etc.

Lo primero veras en la pantalla de presupuestos será esto:

Sección Filtro #

En la sección Filtro, puedes filtrar tus presupuestos por rango de fechas (desde/hasta) en formato dd/mm/aaaa. A continuación, te mostramos un ejemplo gráfico de cómo hacerlo.

Para CREAR un PRESUPUESTO NUEVO haremos clic en el botón «Nuevo».

Una vez hayamos dado clic al botón «Nuevo» veremos la pantalla para crear los presupuestos y las tareas, con varias pestañas integradas. Vamos a ello:

Pestaña Datos #

En esta pestaña vamos a completar los datos para poder iniciar los presupuestos. Te indicamos cuales son los campos principales a completar:

Descripción: Título del presupuesto y/o proyecto. Será útil para realizar búsquedas de proyectos y presupuestos por palabras parciales que figuren en este campo.

Cliente: Elige el cliente a quien le hará el presupuesto.

Contacto: Persona de la empresa de su cliente que le ha pedido el presupuesto.

Plazo de entrega: Es un campo editable. Puede completarlo si quiere que figure en el presupuesto el tiempo que le llevará hacer este trabajo. No es un campo obligatorio.

Importante: Lo primero que debemos hacer es seleccionar el cliente.
Recomendación: Cuando tengas que buscar un cliente, basta con escribir el nombre del cliente en el campo del mismo y el programa lo buscará, no hace falta saber el código de cliente.

Una vez completemos los campos se vera así:

Ahora procederemos a crear las Tareas. Para ello empezaremos haciendo clic en «Nuevo».

Al hacer clic en «Nuevo», accederemos a la pantalla de Tareas. Esta sección es clave en nuestro flujo de trabajo, ya que aquí definiremos todos los detalles de nuestro presupuesto.

Te explicamos en este video como se completa y como se vería completada esta sección.

Así es como se verá esta sección una vez completada:

Pestaña Servicios cliente #

En esta pestaña vamos a completar información adicional especifica del cliente.

¿Cómo completar las líneas? #

Te enseñamos en este video explicativo como crear las líneas de los presupuestos. Muy importante.

Pestaña Servicios Proveedor #

En esta pestaña vamos a seleccionar al proveedor al cual le asignaremos Tarea/s. Lo primero que debemos hacer el seleccionar al Proveedor.

Te mostramos en un video cómo hacerlo y cómo se verá al finalizar.

Mostramos en detalle los datos ingresados en esta línea:

Cuando la línea esta completada, le damos al botón azul de «Guardar».

Ahora podemos ver que se ha creado la línea con el proveedor seleccionado anteriormente, mostrando un importe de 52,50 € por una traducción general de 1.500 palabras y que el precio p/p es de 0,035€.

Pestaña documentación #

En esta pestaña ingresaremos instrucciones adicionales del presupuesto, incluyendo: Instrucciones Internas, Instrucciones para el Cliente, Instrucciones para el Proveedor y Otras Instrucciones.

Pestaña Instrucciones internas #

Esta pestaña es para uso interno, escribiremos cualquier cosa relacionada al presupuesto. Desde los idiomas Origen/ Destino, plazos de entregas, proveedor, consideraciones adicionales etc.

Pestaña Instrucciones cliente #

En esta pestaña escribiremos datos específicos para el cliente. Es importante detallar el proceso, plazos de entrega y otra información importante relacionada.

Pestaña Instrucciones proveedor #

En esta pestaña ingresaremos las instrucciones del presupuesto para el proveedor, incluyendo detalles sobre plazos de entrega, presupuesto estimado y cualquier otra información relevante.

Pestaña Otras instrucciones #

En esta pestaña, proporcionaremos instrucciones adicionales generales. Abarcando aspectos como formato y entrega de archivos, herramientas de traducción a usar y cualquier otra información pertinente que deba tenerse en cuenta.

Una vez completadas estas pestañas podemos «Guardar» si hacemos clic en el botón verde. Luego de ellos volvemos a la pantalla donde estamos configurando el presupuesto.

Pestaña Otros datos #

En esta pestaña vamos a completar los campos relacionados a las Tarifas, La forma en que vamos a enviar el presupuesto.

Te explicamos a continuación los campos:

Pestaña Documentación #

Esta pestaña es igual que la de Tareas. Podemos agregar documentación especifica sobre las Instrucciones (Internas, para clientes, para proveedores y otras).

Pestaña Archivos #

Esta pestaña nos permite adjuntar archivos relacionados con el presupuesto. Es posible crear carpetas. Para ellos haremos clic en el botón «Nueva carpeta».

Te mostramos como se hace:

La creación de carpetas nos permite organizar mejor los archivos relacionados con el presupuesto.

Ahora que hemos definido las tareas, los plazos de entrega, el tipo de servicios y todos los detalles relacionados con el presupuesto, parece que estamos listos para avanzar hacia el proyecto. Recuerda que un proyecto es, en esencia, un presupuesto aprobado. Si todo está correcto, haremos clic en el botón verde «Aceptar».