La contabilidad nos puede proveer de infinidad de información que nos será de gran utilidad para conocer mejor nuestro negocio y para gestionarlo mejor. Llevar una correcta y exacta contabilidad nos informa de aquellos asuntos en los que es posible que estemos perdiendo dinero o en aquellos otros en los que deberíamos invertir más. Con el módulo de contabilidad de Gespoint Software tiene a mano varios informes que le aportarán valiosa información sobre sus estados contables. Para acceder a ellos siga “Contabilidad – Informes Contables” y al pulsar se despliega el menú de informes contables.

Vayamos viendo uno a uno los informes disponibles.

Diario de Asientos.

Es un listado imprimible de todos los asientos existentes entre las fechas que se indiquen. Además pueden incluirse los asientos de regularización al principio e inicio de cada ejercicio seleccionando la casilla correspondiente.

Al aceptar surge una nueva ventana con un documento imprimible y confeccionado de una manera más visual para entender mejor cada asiento.

Balance de Sumas y Saldos

Este informe nos muestra todas las cuentas contables que han tenido movimientos en el periodo que le indiquemos, y la suma total de los movimientos del debe y haber. Además nos muestra el saldo de dicha cuenta bien sea deudor o acreedor.

Su formulario de entrada es como sigue:

En él podemos indicar el periodo del que queremos obtener el listado introduciendo una fecha de inicio y de fin.

El nivel de cuentas hasta el que queremos llegar es simplemente qué nivel de desglose deseamos. El plan contable está dividido desde cuentas principales (Nivel 1: Cuenta 4 – Acreedores y deudores por operaciones comerciales) hasta subcuentas de diferentes niveles (Nivel Auxiliar: Cuenta 40000262 – Giuseppe Robatto). Es decir, podemos indicar hasta qué nivel de cuentas auxiliares queremos el listado u omitir las cuentas muy genéricas que no aportan información.

Y también podemos indicar desde qué cuenta hasta qué otra queremos el listado, para por ejemplo visualizar las cuentas auxiliares de clientes tan solo.

Finalmente, disponemos de unas opciones de inclusión de asientos. Estos son:

1. Incluir acumulados: Marcando esta opción, el listado nos muestra dos columnas adicionales con los acumulados por debe y haber.
2. Incluir asiento de regularización: Se muestra los valores de las cuentas utilizados en el asiento de regularización del final del ejercicio.
3. Incluir asiento de cierre: Se suma al balance los valores del asiento tanto de apertura como de cierre del ejercicio.

Balance de Pérdidas y Ganancias.

Se trata del balance de pérdidas y ganancias en el que se nos muestra el resultado económico obtenido durante el periodo que le indiquemos. Totaliza las cuentas de ingresos (Cuentas grupo 7) y gastos (Cuentas grupo 6) y nos muestra su diferencia que bien puede ser un beneficio o una pérdida representada en la cuenta 129 – Pérdidas y Ganancias.

Su formulario es como sigue:

Es muy similar al formulario del “Balance de sumas y saldos”. Se indican las fechas, nivel de las cuentas, opcionalmente algún intervalo de cuentas y podemos incluir los asientos de regularización y acumulados.

Modelos oficiales

En esta opción tenemos la posibilidad de confeccionar los modelos legales de documentos contables. De manera predeterminada disponemos del modelo oficial del Balance de Situación (Dividido en balance del activo y balance del pasivo) y el de Pérdidas y Ganancias, pero es posible modificarlos de acuerdo a nuestras necesidades o incluso crear nuevos modelos de manera que explicaremos en este apartado.

Para acceder a este listado pulse en “Modelos oficiales” y surgirá una ventana con los modelos disponibles y las opciones que están disponibles en todos los listados de Gespoint Software y que ya están vistos y explicados.

En la barra superior podemos crear un nuevo modelo pulsando “Nuevo”, abrir el que tengamos seleccionado pulsando “Abrir” (Recuerde que haciendo doble clic sobre la selección también se abre), crear un archivo en formato imprimible pulsando “Imprimir” y exportar estos modelos a una tabla de Excel.

Al abrir un modelo, surge una nueva ventana no vista hasta ahora y donde podrá modificar o confeccionar sus modelos oficiales.

En nuestro ejemplo estamos viendo el Activo del Balance de Situación. Puede verse cómo está todo dividido y agregado en grupos, cuentas y subcuentas; y cómo se incluye una fórmula para calcular el saldo de cada elemento que constituye el balance. Se explicará la utilidad y configuración de esta fórmula, pero primero explicaremos de qué está constituida esta ventana.

Dentro de cada modelo disponemos de una barra con los siguientes botones:

1. Nuevo: Al pulsar este botón cerramos el modelo que estamos viendo y creamos uno nuevo.
2. Borrar: Al pulsar borraremos el modelo oficial.
3. Duplicar: Crearemos una copia del modelo actual que podremos modificar a continuación.
4. Archivos: Es posible añadir archivos asociados a este modelo oficial. Tras pulsar este botón se verá una nueva ventana donde podremos añadir, modificar o borrar los archivos relacionados con este modelo.
5. Comprobar formulas: Al pulsarlo el programa comprueba si existen errores en las fórmulas introducidas en la columna de “Fórmula” en relación a cuentas inexistentes, caracteres erróneos, etc…
6. Imprimir: Al pulsarlo se nos pedirá para qué ejercicio deseamos crear un documento imprimible que refleje las cuentas y fórmulas introducidas.
7. Adelante y Atrás: Es posible moverse entre modelos oficiales con estos botones.

A continuación de esta barra tenemos el “Código” y “Nombre” del modelo que intentaremos que sean lo más descriptivos posibles. Y dos nuevas herramientas muy importantes para confeccionar nuestros modelos. Estas son:

1. Reducir y Aumentar Sangría: En cada modelo hay varias líneas referenciadas a grupos, cuentas y subcuentas del plan contable. Mediante la sangría podremos mejorar la interpretación de cada modelo dando mayor relevancia visual a grupos de cuentas que a subcuentas, por ejemplo. Al pulsarlo se puede observar que aumenta la cantidad indicada en la columna “Nivel” y el espacio que precede al texto en la columna “Concepto”.
2. “Calcula Resultado del Ejercicio Actual (129)”: Activando esta casilla el programa tiene en cuenta el asiento de Pérdidas y Ganancias del presente ejercicio hasta el momento actual, y aplicará el saldo de la cuenta 129 los modelos que confeccione. De no ser así, el programa no calcula la diferencia entre ingresos y gastos, la 129 carece de movimientos y puede utilizar los saldos de las cuenta del grupo 6 y 7 en sus modelos.

Tras la cabecera de la ventana, a continuación tenemos la parrilla dónde podremos confeccionar nuestros modelos. Como puede ver está divido en líneas y columnas.

Cada columna corresponde a un concepto que explicaremos a continuación:

1. Nivel: Como hemos explicado, para mejorar la comprensión es posible sangrar cada línea para dar mayor relevancia y jerarquía a unas cuentas que a otras. Comienza en 0 para un sangrado nulo, y cuanto mayor sea el “Nivel”, más sangrado estará el “Concepto”.
2. Código: Es una referencia interna del modelo para confeccionar fórmulas más complejas. Desde una fórmula se puede referenciar un código de una línea y utilizar asimismo el resultado de la fórmula que ésta incluye. Se explicará con un ejemplo más adelante.
3. Concepto: Es un texto (y posiblemente una clave para mejorar la comprensión) de la línea que estamos agregando. Dependiendo de su jerarquía, aquí aparecerá más sangrado o no según el “Nivel” que le apliquemos.
4. Total: Dependiendo del contenido de la casilla “Fórmula”, esta casilla se debe activar o no.
   a. Activado: Si en “Fórmula” hay referencias a otras casillas.
   b. Desactivado: Si en “Fórmula” hay referencias a cuentas.
5. Fórmula: Aquí indicamos mediante unos sencillos comandos de qué manera se suma y se agregan las cuentas contables. Esto se explicará de manera pormenorizada más adelante.

Creación de un modelo oficial.

Pulsando el botón “Nuevo” se abre una ventana como la que hemos visto, pero en esta ocasión sin datos introducidos. Debemos cubrir aquellas casillas que iremos relatando.

Cubrimos la casilla de “Código” con un texto corto identificativo del modelo que estamos implementando, y la casilla de “Nombre” con un texto más amplio y aclarativo del modelo. A continuación comenzamos a cubrir la parrilla de datos según nuestras necesidades. Indicamos un nivel de sangrado bien introduciendo un número o con los botones de sangría, un código identificativo de la línea, un concepto que lo describa, marcamos o no “Total” según lo explicado, e introducimos la fórmula que implica esta línea. Por ejemplo veamos cómo hemos implementado en el Balance de Situación el grupo del Activo Corriente:

Primeramente observemos cómo hemos indicado un código “B” a este grupo del balance llamado “Activo Corriente”, un sangrado 0, y cómo en las líneas posteriores para cada cuenta de dicho grupo añadimos un código numérico bajo el código de su grupo B1, B2, etc… Y observemos cómo vamos aumentando la sangría cuando las cuentas sean más desglosadas.

En la casilla de “Fórmulas” se incluyen los códigos o cuentas contables que totalizan en esta línea, todos separados por comas y con signo negativo en caso de que resten en vez de sumar. Añadimos los códigos que se referencian a otras líneas (Recuerde, si se trata de códigos identificativos de otras líneas ha de activarse la casilla de “Total”) o bien las cuentas contables de la manera observada. IMPORTANTE: No puede introducirse en la misma casilla Códigos y números de cuentas contables, el programa no calcularía correctamente su suma.

En cuanto a las fórmulas que incluyen cuentas contables existen ciertas particularidades que se han de destacar.

Cuentas y subcuentas:

Las cuentas que se suman son las indicadas en la fórmula mediante su número de cuenta y separadas por comas, pero además se suman las subcuentas bajo este número. Es decir, si en la casilla “Fórmula” introducimos la cuenta 20, se sumarían la 200, 201, 202, 20200001, 20500008, etc… Si añadimos la cuenta 2 se sumarían las cuentas 20, 21, 23, 20100005, 28200005. Si lo hacemos con la cuenta 5721 se sumarían las cuentas 57210001, 57210682, etc…

Cuentas con signo negativo:

Existen cuentas que pueden aparecer con signo negativo. La más evidente y común es la “129 – Pérdidas y Ganancias”, que en caso de pérdidas su saldo es deudor y en caso de ganancias su saldo es acreedor. Pero en ambos casos en balance aparece en el Haber, siendo con signo negativo en caso de pérdidas. Para tratar esta particularidad, las cuentas que puedan aparecer con signo negativo han de indicarse con un asterisco () tras ella. Es decir, en la casilla de “Fórmulas” aparecería como 129 y así el programa respeta el signo negativo en el balance.

Cuentas con saldo ambiguo:

También existen cuentas que pueden tener tanto saldo deudor como acreedor, pero lógicamente en balance no se tratan de la misma manera según su saldo. Por ejemplo, la cuenta “551 – Cuenta con socios y administradores” puede representar tanto deudas a favor como deudas a cargo de la empresa. Para estos casos con simplemente indicar tras la cuenta qué saldo queremos en esa parte del balance nos tomaría el deseado. Por ejemplo, indicamos en “Fórmula” la cuenta 551D cuando queremos que se sume su (posible) saldo deudor, o bien la cuenta 552H cuando queremos que se sume su saldo acreedor si este es el caso.

Gráfico de gastos e ingresos.

En este informe podrá ver de una manera visual mediante diagramas de barras el total de los ingresos y los gastos desglosados mensualmente en el periodo que elija.

En el formulario tan sólo debe introducir las fechas del intervalo elegido y pulsar “Aceptar”.