La gestión de impagados se realiza desde el módulo de cartera.
Casos posibles
Con respecto a la previsión nos podemos encontrar dos situaciones posibles.
a.- Impago de una previsión pendiente: Es el caso de una factura que no se ha cobrado y sabemos que quedará impagada.
b.- Impago de una previsión cobrada: Es el caso de que la factura se haya cobrado.
1.- Cobrada con un efecto
2.- Cobrada con una remesa
A continuación veremos en detalle las dos situaciones.
a.- Impago de una previsión pendiente
Para registrar ese impago hay que seleccionar “Previsiones de cobro” y hacer doble clic sobre la factura impagada.
Una vez dentro seleccionar “Impagado”
Pueden ocurrir dos situaciones:
a) Que el impago no sea reversible. (Ya sabemos que nunca lo vamos a cobrar).
b) El impago es reversible. Hay posibilidad de cobro y se negocia una nueva fecha de cobro y por lo tanto una nueva previsión.
En el primer caso habrá que registrar una pérdida. Para ello hay que seleccionar la opción “Registrar pérdida”
Se selecciona la cuenta contable correspondiente y se indica la fecha del asiento. Luego se selecciona “Registrar impago” quedando reflejado el impago en la factura. En este caso la factura pendiente de cobro e impagada no genera gastos. Por la cual el importe de la factura coincidirá con el importe de la pérdida.
En el segundo caso, si el impago es reversible habrá que seleccionar la opción “Generar nueva previsión”- modificar nueva fecha de previsión de cobro y “registrar impago”.
Se generará la nueva previsión de forma automática con un código nuevo que será “I/[Código de la previsión impagada]”
Impago de una previsión cobrada.
a) Cobrada con un efecto.
En este caso la factura ya está cobrada. Lo que tendremos que gestionar es el impago del efecto. Para esto hay que: Seleccionar “Efectos recibidos” – Hacer doble clic sobre el efecto- y seleccionar “Cobros”
Nos llevará a la pantalla de “Previsión de cobros”. Una vez en esa pantalla realizaremos los pasos mencionados en el apartado 2.”Impago de previsión pendiente.”
Puede ocurrir que el impago nos genere unos gastos. Si es así, existe la posibilidad de imputar los gastos al cliente o asumir ese gasto como propio.
a) Si los gastos los asume la empresa: Seleccionar “Gastos a cargo de la empresa
b) Si los gastos los asume el cliente: Se selecciona ”Gastos a cargo del cliente”
Luego se decidirá si el impago se contabilizará como una pérdida o si se ha negociado una nueva fecha de cobro.
b) Impago de una Factura/ efecto cobrada en una remesa:
Si la factura o efecto está incluida en una remesa ya liquidada y tenemos una devolución por impago, buscamos la previsión de cobro que se incluyó en la remesa (podemos ver la remesa en la misma previsión) y realizamos los mismos pasos que en el punto anterior respecto a los gastos de devolución y recirculación de la previsión.
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Deshacer un impago
Si se ha registrado como pérdida, al hacer clic en “Borrar impago” desde la previsión se borrarán todos los movimientos y asientos contables generados, quedando la previsión en su estado inicial.
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Si se ha realizado una recirculación de la deuda, se habrá generado una nueva previsión con el código “I/[Nº de previsión]” por lo que habrá que hacer click en “Borrar impago” desde la previsión inicial, y además, borrar manualmente la previsión asociada “I/[Nº de previsión]”
Casos no permitidos
- Impago de una factura con cobros agrupados: Primero hay que deshacer la agrupación de cobros y luego procesar el impago de la previsión impagada
- Impago de una factura cobrada con un efecto: Hay que procesar el impago del efecto en lugar de la factura
Asientos contables
En este apartado veremos que movimientos contables se han generado por la gestión de impagados.
Supongamos una factura de 100€ y unos gastos por devolución de 2€. Las cuentas de gasto, banco y pérdida son especificadas por el usuario en la pantalla de registro del impago.
En todos los casos se realizan estos dos asientos:
1.- Por la cancelación de la factura:
1.a.1 – Si la factura está pendiente:
100€ 436.X Cliente dudoso cobro a) 430.X Cliente 100€
1.a.2 – Si el efecto está pendiente:
100€ 436.X Cliente dudoso cobro a) 431.X Cliente 100€
1.b – Si la factura está cobrada:
100€ 436.X Cliente dudoso cobro a) 572.X Banco 100€
2.- Por el pago de los gastos de devolución (si los hay):
2€ 626.X Gastos de devolución a) 572.X Banco 2€
2.b.2 – Si los gastos son cargados al cliente, además se realiza este asiento:
2€ 436.X Cliente dudoso cobro a) 626.X Gastos de devolución 2€
Según si se registra el impago como pérdida o se recircula como una nueva previsión de pago del cliente, se realiza uno de estos asientos:
3.a – Si se registra una pérdida definitiva:
102€ 650.X Pérdida por impago a) 436.X Cliente dudoso cobro 102€
3.b – Si se recircula la deuda se genera una nueva previsión de cobro con el código “I/[Nº de previsión]” y se realiza el siguiente asiento contable:
102€ 430.X Cliente a) 436.X Cliente dudoso cobro 102€
