Hasta ahora se ha visto e incidido cómo en Gespoint ERP la contabilidad está intrínsecamente relacionada con la gestión diaria de nuestra empresa. El objetivo es ahorrar gestiones y trabajo mediante la incorporación automática a la contabilidad de todos los sucesos administrativos, fiscales y comerciales que llevemos a cabo diariamente. Se ha incluido en el circuito de trabajo la contabilidad automática, pero para ello se ha de dejar correctamente configurados los parámetros contables, hecho en el que hemos incidido continuamente en este manual. Puede suponer un gran trabajo inicial, pero a la larga supondrá un ahorro en tiempo y dinero en su empresa.
En este punto veremos cómo se han automatizado algunos procesos y cómo con unos pocos clics podrá dejar que Gespoint ERP automatice la gestión y la contabilidad.
Cuentas Clientes y proveedores
Respecto a la facturación, clientes y proveedores son los actores principales con los que hemos de actuar diariamente. Una correcta gestión de la facturación, de los datos personales de clientes y proveedores, y de una ordenada y exacta contabilidad le aportará una gran ventaja y ahorro de costes.
Clientes:
Es posible acceder al listado de clientes a través del menú “Ventas – Clientes” o bien directamente gracias al acceso directo en la barra de tareas del menú principal.
En otros manuales de Gespoint se ha explicado cómo dar de alta clientes. En este apartado iremos directamente a las implicaciones contables que conlleva dar de alta un cliente y las diferentes configuraciones que puede realizar.
Al pulsar el botón “Nuevo” se abrirá una nueva ventana de configuración de Clientes, con la particularidad de que están casi todos los recuadros vacíos (el de código y fecha de alta se asignan automáticamente) y desactivados, salvo el de “Nombre Fiscal”. Lo primero que debe introducir es el nombre fiscal. A partir de indicarlo, ya puede proceder a cubrir todos los datos de este cliente.
Observe cómo también se activan los parámetros dentro de la pestaña de “Facturación”. Iremos relatando qué campos puede cubrir haciendo incidencia en gestión contable y a la cartera.
En la pestaña de “Facturación” podremos asignar algunos parámetros contables al nuevo proveedor o acreedor creado. Los veremos punto por punto:
- Forma de pago: Se le puede asignar un método de pago predeterminado para realizar los pagos.
- Retención facturas: Porcentaje de retención que se aplicará en las facturas de este proveedor.
- Tipo de IVA: Aquí se indica el tipo de IVA que se le asignará automáticamente en todos los asientos en los que esté implicado este proveedor o acreedor.
- Régimen IVA Caja: Si el proveedor se acoge a este régimen especial de IVA, debe marcarse este recuadro para que se le aplique.
- Contabilidad: Automáticamente y usando el mismo código del proveedor, se dan de alta y se le aplican las cuentas contables que relacionan a este proveedor o acreedor con nuestra contabilidad. También puede asignarse una cuenta como contrapartida.
Proveedores:
Para acceder a la ventana de Proveedores, podremos hacerlo a través de “Compras – Proveedores” o bien a través del acceso directo que se encuentra en la barra de tareas del menú principal.
Para dar de alta un proveedor, pulsaremos el botón “Nuevo”. Es posible que el programa nos solicite indicar si se trata de un proveedor o un acreedor, ya que ambos se les asigna una serie diferente. Ya se ha visto cómo asignar series a cada tipo de persona, empresa o documento relacionada con nosotros para gestionar mejor estas relaciones.
A continuación se nos abrirá una ventana similar a la vista para los clientes, en la que veremos un código asignado automáticamente tras su serie, una fecha y el espacio en blanco para introducir el nombre fiscal. Tras introducirlo los demás datos podrán ser cumplimentados y automáticamente se le ha asignado parámetros en la pestaña de “Facturación
En la pestaña de “Facturación” podremos asignar algunos parámetros contables al nuevo proveedor o acreedor creado. Los veremos punto por punto:
1. Forma de pago: Se le puede asignar un método de pago predeterminado para realizar los pagos.
2. Retención facturas: Porcentaje de retención que se aplicará en las facturas de este proveedor.
3. Tipo de IVA: Aquí se indica el tipo de IVA que se le asignará automáticamente en todos los asientos en los que esté implicado este proveedor o acreedor.
4. Régimen IVA Caja: Si el proveedor se acoge a este régimen especial de IVA, debe marcarse este recuadro para que se le aplique.
5. Contabilidad: Automáticamente y usando el mismo código del proveedor, se dan de alta y se le aplican las cuentas contables que relacionan a este proveedor o acreedor con nuestra contabilidad. También puede asignarse una cuenta como contrapartida.
Familias Artículos / Servicios.
Nuestra empresa se dedica a comercializar bienes o servicios. Y ambos conceptos se encuentran representados en Gespoint ERP para ser contabilizados y administrados correctamente. Contablemente, cada artículo/servicio lleva asignado un tipo de IVA que se utilizará en sus compras y ventas, y tarifas y unidades que ya han sido visto en otros manuales de Gespoint y que aquí no detallaremos.
Es importante destacar en este módulo de contabilidad, que cada artículo/servicio se encuentra agregado en familias. Una familia de artículos/servicios es una agrupación de artículos o servicios relacionados conceptualmente entre sí y que contablemente se tratarán de la misma manera. Por ejemplo, en un supermercado los artículos como garbanzos, habas o lentejas se encuentran agrupados dentro de la familia de “Legumbres” y todas serán tratadas contablemente de la misma manera. Al dar de alta un artículo/servicio se debe indicar la familia a la que pertenece y en ésta se indican las cuentas contables en las que se aplican sus movimientos.
Para acceder a las familias debe seguir “Artículos/Servicios – Familias”. Allí encontraremos un listado bajo las barras que contienen los botones y filtros ya tratados en multitud de ocasiones.
Para acceder a una familia, es posible hacerlo haciendo doble clic en su listado, o bien seleccionándolo y pulsando “Abrir”.
Vemos que cada familia tiene un código identificativo, un nombre de familia y puede incluir una imagen. Y lo que nos importa en este caso, dos cuentas asociadas, una para sus compras (Grupo 6) y otras para sus ventas (Grupo 7). Como siempre hemos incidido en este manual, es posible y hasta quizá recomendable que cada familia lleve una cuenta contable asociada para una mejor comprensión de su contabilidad.
Desde esta misma ventana es posible dar de alta una nueva familia, borrar la que estemos viendo actualmente, añadir notas y archivos, y moverse entre diferentes elementos de este listado… Todo ello ha sido explicado en varias ocasiones durante este manual y anteriores.
Para añadir una nueva familia, podemos hacerlo pulsando “Nuevo” en algunos de estos formularios y se nos abrirá una ventana similar a la vista en el punto anterior pero sin datos. Se cubre cada casilla con datos que sean identificativos, y añadimos las cuentas contables que representan una venta y una compra de este articulo/bien. Como siempre, si no tenemos esas cuentas creadas es posible añadirlas pulsando en la casilla desplegable y posteriormente en “Mantenimiento”, donde automáticamente iremos a la ventana de adicción de nuevos elementos del tipo que estemos buscando.
Y tan sólo nos falta relacionar cada artículo/bien a su familia cuando sean dados de alta, asignarles un tipo de IVA y comenzar a ver cómo Gespoint ERP contabiliza de manera automática cada compra, venta, pago, liquidación de impuestos, etc… con unos pocos clics y simplemente realizando nuestra gestión diaria. Lo veremos en el siguiente punto.
Asientos automáticos
En el circuito normal de trabajo una sucesión típica sería Presupuesto – Proyecto – Albarán – Factura – Cobro, aspectos ya tratados en otros manuales de Gespoint ERP. En este apartado veremos qué implicaciones contables conlleva este circuito para que Vd. pueda apreciar toda la potencia de Gespoint ERP en la gestión de su empresa y la integración de sus estructuras para mejorar la gestión.
Se ha hecho hincapié en que tras configurar el programa e introducir algunos parámetros en varios apartados del programa, Gespoint ERP es capaz de realizar los asientos contables sin necesidad de actuación del usuario más allá que dar de alta operaciones de gestión diarias. Veremos cómo trabaja el programa con algunos ejemplos.
Podría partirse desde el principio del circuito de trabajo, pero en este módulo tratamos sólo de la contabilidad y la cartera. Como las implicaciones contables comienzan desde la factura, obviaremos lo anterior y daremos de alta una factura sin presupuesto, proyecto y albarán previos.
Dando de alta una factura (En nuestro ejemplo será de venta) se debe introducir tres factores:
- El artículo/servicio que se vende o compra.
- El cliente/proveedor implicado.
- La forma de pago mediante la que se efectuará el cobro/pago.
Al dar de alta el cliente, sus datos se cargan automáticamente. La forma de pago elegida es dónde se indica el (posible) banco que interviene en la operación y su cuenta será la que aparezca en el asiento contable, como veríamos si accedemos a su ventana.
Si desde la ventana de alta de facturas pulsamos el botón “Contabilidad” podremos ver el asiento que generará esta factura.
Se puede observar cómo interviene la cuenta de ventas del artículo/servicio, la del IVA repercutido y la cuenta del cliente con su deuda. De momento no hay más implicaciones contables hasta que la factura sea cobrada. Para ello podremos ver las previsiones de cobro también desde esta ventana pulsando “Cobros”.
Desde la ventana de “Previsiones de Cobro” podremos confirmar el cobro seleccionando la previsión cobrada pulsando “Cobrar Previsión”.
En la anterior ventana puede verse cómo aparece el banco elegido dónde se efectuará el ingreso de esta deuda. Al pulsar “Aceptar” se da de baja la deuda y se efectúa el asiento contable de cobro.
Al volver a la ventana de “Previsiones de cobro”, esa deuda cobrada ya ha desaparecido.
Y si haciendo doble clic en ella, o bien pulsando “Ver previsión”, en la ventana de previsiones podremos ver sus datos y acceder al asiento generado.
Y de esta manera, gestionando nuestras ventas o compras, Gespoint ERP contabiliza todos los hechos económicos implicados sin que el usuario deba intervenir más allá que en dar de alta datos, crear facturas y ejecutar cobros o pagos.
