Uno de los principios básicos de la contabilidad, es representar la imagen fiel del valor de la empresa, es decir, cuánto dinero vale realmente nuestra empresa. Y es obvio que las posesiones de la empresa forman parte de dicho valor. Y no es menos obvio que cualquier bien pierde valor con el paso del tiempo o con el uso. Por ejemplo, si nuestra agencia adquiere un coche, éste aparecerá en el balance en la cuenta 218 (Elementos de transporte). Pero el valor de un automóvil no es el mismo estando nuevo que transcurridos 4 años o 100.000Km. Y para representar esta pérdida de valor que este coche experimenta, debemos todos los ejercicios añadir a la cuenta 2818 (Amortización acumulada de elementos de transporte) la cuantía que estimamos que ha perdido hasta amortizar por completo el valor de compra del coche. Para ello debemos asignarle un porcentaje de depreciación de este bien, que básicamente se obtiene del tiempo que esperamos que el bien se use en nuestra empresa. Todo esto lo veremos paso a paso.

Para acceder a las ventanas de “Amortizaciones” debemos seguir “Contabilidad – Amortizaciones”, y allí veremos las ventanas disponibles.

Activos Fijos

En esta ventana veremos listados todos los bienes de los que es titular nuestra empresa. Podemos filtrar la información tal y como se ha visto en todos los listados.

Podemos acceder a la ventana informativa de cada bien haciendo doble clic sobre él o pulsando “Abrir” tras seleccionarlo.

En la ventana vemos la información detallada del bien seleccionado. Iremos detallando cada dato que nos aparece.

1. Código: Se trata de un texto corto y descriptivo para representar el bien.
2. Descripción: Un texto más largo donde indicamos de qué bien se trata.
3. Cuenta Inmovilizado: Cuenta del grupo 2 donde quedará contabilizado este bien. Como se ha explicado, es recomendable crear una cuenta auxiliar para cada bien. En este ejemplo se creó la cuenta 21700001 (217 – Equipos para procesos de información)
4. Cuenta Dotación Amortización: Es una cuenta de gastos en donde se carga la amortización de este bien, es decir, es la pérdida que nos supone el desgaste de este bien. Son cuentas del subgrupo 68 y como siempre recomendable crear cuentas auxiliares.
5. Cuenta Amortización Acumulada: Debemos indicar la cuenta contable donde se acumula la dotación de la amortización de los bienes. Es decir, lo que en cada ejercicio se cargue a la cuenta de gastos (68) se va sumando en esta cuenta. Gespoint Software realiza estos procesos automáticamente una vez introducidos los datos. Como siempre, es recomendable desglosar en cuentas auxiliares cada elemento, en este caso creamos la cuenta 28170001. Todos los ejercicios se irá acumulando la dotación de la amortización hasta cubrir el importe de compra que aparece en balance.
6. Importe adquisición: Es el importe total del bien que ha comprado la empresa. Puede incluirse además del precio pagado los gastos que suponga su compra, tales como traslados, montaje, impuestos no recuperables, etc…Contablemente es el importe de la cuenta del inmovilizado, en nuestro ejemplo sería la 21700001.
7. Fecha adquisición: Fecha de alta del bien en la empresa.
8. Fecha de baja: Cuando el bien deje de pertenecer a la empresa porque se venda, se pierda o se deseche; al pulsar esta casilla se muestra una nueva ventana con una fecha y automáticamente este bien ya no saldrá en nuestros balances.
9. Tipo amortización: Es la amortización que hemos elegido para aplicar a este bien. Veremos en el siguiente punto cómo dar de alta tipos de amortización y cómo aplicarla.
10. Periodo amortización: Es cada cuánto queremos que sea aplicada el tipo de amortización. Puede ser anual o mensual.
11. Inicio amortización: Fecha desde la que queremos aplicar el tipo de amortización
12. Fin amortización: Fecha hasta la que queremos aplicar el tipo de amortización.
13. Amortizado anterior: Al iniciar el uso de Gespoint Software en su agencia, es probable que tenga en su balance bienes y sus amortizaciones acumuladas. Al dar de alta el bien, es posible indicar la amortización acumulada de dicho bien que ya se ha efectuado
14. Asientos amortización: Desde esta ventana es posible acceder a los asientos de las amortizaciones efectuadas hasta el momento. Para ello haga clic en el enlace de “Asientos amortización” y verá las amortizaciones realizadas referentes a este activo fijo.

Tipos Amortización

El tipo de amortización representa la manera en la que amortizamos un bien, es decir, asignamos un método a seguir y todos los bienes que se amorticen bajo este tipo de amortización se devaluarán de la misma manera. Puede asignarse un tipo de amortización genérico (Ordenadores, Vehículos) o incluso crearse un tipo de amortización para cada bien, todo bajo criterio del usuario.

La amortización puede representarse en tiempo (años o meses) o bien en un porcentaje sobre el valor en balance. Lo que finalmente viene a significar lo mismo, por ejemplo, un bien amortizable en 4 años supone una amortización del 25% anual. Posteriormente veremos un ejemplo de todo este proceso.

Para acceder a los “Tipos de Amortización” se ha de seguir “Contabilidad- Amortizaciones – Tipo de Amortización”.

En la ventana que se abre podemos dar de alta un nuevo Tipo de Amortización, o bien seleccionar uno y borrarlo. Para modificarlo simplemente con hacer doble clic sobre la casilla que queramos cambiar podremos hacerlo.

Para añadir un nuevo Tipo de Amortización hacemos doble clic sobre la fila vacía y procedemos a cubrir los datos necesarios. Indicamos un código identificativo, un nombre y los criterios de devaluación de los bienes que queremos amortizar.