Acceso como Proveedor

LA INTRANET DEL PROVEEDOR
La intranet agiliza la conexión entre la empresa de traducción y el colaborador.
Toda la información y las tareas solicitadas se integran con el sistema de gestión de la empresa de traducción. Esto facilita el intercambio de información y archivos entre la empresa y el colaborador.
Al acceder como Proveedor al Módulo Web, puedes hacer seguimiento de las tareas asignadas y su estado, intercambiar archivos, y mirar sus facturas. Esto le proporciona un control total de cada tarea en cualquier momento que lo desee. El programa también automatiza los procesos de enviar correos, ahorrar tiempo y agiliza el intercambio de información con la empresa de traducción.

Acceso

Para acceder a la Intranet se deberá disponer de un Usuario y Contraseña que proporcionará la empresa de traducción.

Esta Contraseña se podrá modificar desde la misma aplicación, una vez se acceda a ella.


Aceptación de Condiciones Generales

En caso de que la empresa de traducción así lo haya definido, la primera vez que accedamos al sistema nos aparecerán las Condiciones Generales de uso establecidas, y tendremos que aceptarlas para poder entrar en la plataforma.

PÁGINA PRINCIPAL

Al iniciar sesión entramos en la Página Principal donde se relacionan las distintas opciones. Según los permisos concedidos podremos ver todas o algunas de estas secciones:
– Página principal: Con un resumen de las tareas y evolución de lo facturado
– Tareas pendientes, enviadas y terminadas
– Facturas pendientes de cobro
– Datos fiscales de su empresa
– Ausencias programadas
– Manual del usuario

En la izquierda, tendrás la columna del Menú Principal que nos lleva a cada una de las opciones del módulo. Por ejemplo, si pinchas en las tareas pendientes, verás el listado con esas tareas.

TAREAS PENDIENTES

Esta es la pantalla específica para la gestión de las Tareas Pendientes a la que se accede desde el Menú Principal.

En la cabecera, además de la posible ordenación pinchando en los títulos de columnas, disponemos de diferentes filtros de búsqueda y una vez realizada una búsqueda determinada, el resultado se puede exportar a Excel o PDF haciendo clic en la pestaña que lo indica, pudiendo acceder a la tarea que deseemos haciendo clic sobre “Ver”.


En la parte de arriba puedes filtrar por fecha de alta de la tarea, y una vez que puedas ver la lista con el resultado, puedes exportarlo a Excel si pinchas en la opción que se muestra en la imagen de arriba.


Puedes abrir la tarea, si haces clic “Ver” cómo se indica a continuación:

Detalle de la tarea:

Una vez que hayas añadido los documentos traducidos y terminado la tarea, pincha en “Enviar informe y finalizar tarea”, y el responsable del proyecto recibirá un correo con la información de la tarea y los archivos adjuntos.


La tarea se cerrará e irá a “Tareas enviadas” (Pendientes de revisar por el PM).

El PM la cambiará a “tareas finalizadas”, si él/ella considera que está bien, o notificará los incidentes que considere oportunos.

TAREAS ENVIADAS

Si el PM considera que la traducción se tiene que revisar, puedes subir la nueva traducción en esta pantalla.
Esta pantalla es la misma a la de “Tareas pendientes”, excepto que la opción de “Finalizar tarea” se ha reemplazado por “Reenviar”.

La opción de “Reenviar” te lleva a la pantalla de “Informe tarea finalizada” pero reemplaza a “Enviar informe y finalizar tarea” con “Reenviar informe”, y creará el mismo procedimiento (correo al PM y revisión).

TAREAS TERMINADAS

Cuando un PM cierra una tarea, la tarea se mueve a “Tareas terminadas”. Si abres la tarea, verás los detalles de la misma y los documentos correspondientes.

FACTURAR TAREAS FINALIZADAS

Desde “TAREA TERMINADAS” se pueden facturar las tareas terminadas.


Para ello hay que seleccionar las tareas que se quieran añadir en la factura. También podrá incluir su N.º de factura en el campo N.º factura. Una vez seleccionadas las tareas, deberá hacer clic en el botón “Facturar”. La factura generada se guardará en el apartado de “PRE-FACTURAS” a la espera del visto bueno de la empresa de traducción.

PRE-FACTURAS

En este apartado encontrará todas las facturas pendientes de revisar por parte de la empresa de traducción.

Podrá entrar en cada Pre-factura para ver el detalle de las mismas si haces clic sobre la opción de “Ver”.
Si aún la agencia no ha aceptado la Pre-factura, la misma se puede borrar.

Cuando la empresa de traducción acepte la Pre-factura, desaparecerá del listado de PRE-FACTURAS y se moverá a “FACTURAS”.

FACTURAS

En la pantalla de “Facturas” aparecerán relacionadas todas las facturas contabilizadas por la empresa de traducción generadas a tu favor, pudiendo filtrar la búsqueda por número de factura. Si pinchas en “Ver” podrás entrar a la factura y verla en detalle. La columna “Pagada”, si está marcada, nos indica que esta factura ya nos la han pagado, si está en gris el botón, está pendiente.

DETALLE DE LA FACTURA

Como hemos mencionado anteriormente, si pinchas en “Ver”, verás la factura en detalle, y también verás si está Pendiente o Pagada, en qué fecha está previsto realizar el correspondiente pago por parte de la agencia, y también podrás verla y pasarla a PDF si pinchas en “Imprimir” o “Imprimir detallada”.

MIS DATOS

Desde esta sección podrás ver tu usuario y cambiar la contraseña de acceso a la plataforma si así lo deseas como se indica a continuación:

Una vez que hayas introducido los datos solicitados y pinches en “Cambiar contraseña”, la próxima vez que ingreses a la plataforma será con esta nueva contraseña.

DATOS DE EMPRESA

En “Datos de empresa”, encontrarás tu información fiscal y personal como proveedor. Desde aquí puedes actualizar tu información personal.
Si quieres guardar la información, solo pincha en “Guardar” y el programa enviará un correo automático a la empresa de traducción, y tu perfil se actualizará automáticamente.

INSERTAR O AGREGAR ESPECIALIDADES Y HERRAMIENTAS CAT

Si quieres agregar o cambiar las especialidades o las herramientas CAT con las que trabajas, pincha en “Datos de empresa”, y desde allí podrás agregar, cambiar o actualizar esta información.
La empresa de traducción recibirá un correo con los cambios y la información se actualizará automáticamente en tu perfil.

AUSENCIAS

La pantalla de Ausencias nos permite dar de alta periodos en los que no estaremos disponibles para recibir encargos por parte de la empresa de traducción.
Para añadir un periodo de ausencia, debes introducir las fechas Desde y Hasta en formato día/mes y el motivo de la ausencia. Después pulsar el botón “Añadir”.

MIS TARIFAS (FUNCIÓN OPCIONAL)

La pantalla de “Tarifas” nos muestra las tarifas que tenemos vigentes con la empresa de traducción y desde la que podemos “Solicitar cambios” siempre que tengamos permisos para realizar esta opción. Si pinchamos en “Editar” en la línea que queremos modificar, podremos proponer la nueva tarifa introduciéndola en “Precio proveedor”. Cuando hayamos acabado de realizar el cambio, pincharemos en “Save”.


Una vez que se acaben de modificar todos los servicios deseados, deberemos pinchar en “Solicitar cambios” como se indica a continuación para que la empresa de traducción reciba un correo con las modificaciones solicitadas. Estos cambios no se realizarán automáticamente, ya que la empresa tendrá que aceptar las nuevas tarifas.

¿Te ha resultado útil este artículo?
Updated on 31/10/2024