Con Gespoint podrá enviar mails de forma automática a compañeros y proveedores, recordando los vencimientos de los trabajos o avisando que tiene nuevos proyectos para realizar.
Para poder enviar de forma automática los avisos y recordatorios es necesario configurar su servidor de correo en Gespoint.

1) CONFIGURACION DEL SERVIDOR DE CORREO

Para dar de alta los datos de su servidor de correo en Gespoint deberá seleccionar “Configuración – Sistema – Email – Correo saliente”

2) AVISOS Y RECORDATORIOS A EMPLEADOS

Se podrán enviar mails de forma automática a compañeros de la agencia, en tres ocasiones:
a) Para avisar de que se ha dado de alta un nuevo proyecto y se le ha asignado como responsable:
Este aviso se generará cuando se acepte un presupuesto y el mismo se convierta en proyecto y se haya asignado un responsable (PM) para la gestión del proyecto, o cuando se dé de alta directamente un proyecto y se asigne un responsable (PM). El aviso le llegará por mail al responsable asignado, avisando que tiene un nuevo proyecto para gestionar.

b) Para recordar el vencimiento de una tarea del cliente
Este aviso se generará cuando vaya a vencer una tarea (entrega a cliente) según el tiempo de antelación configurado en la ficha de empleado. El PM recibirá un correo electrónico recordando la fecha de entrega de la tarea al cliente.
c) Para recordar el vencimiento de una tarea del proveedor.
El PM recibirá un mail recordando que tiene que recibir una tarea de un traductor, según el tiempo de antelación configurado en la ficha de empleado. Si además el proveedor tiene activada la gestión de avisos en su ficha, el PM no tendrá que realizar ninguna gestión, ya que el programa le recordará de forma automática, al proveedor, la entrega (vencimiento) de esa tarea.

Configuración de envío de mails a empleados.

Para configurar el envío de mail a empleados deberá:
a) Ir a “Configuración – RRHH – Empleados/ recursos”
b) Entrar en la ficha del empleado que desea configurar.
c) Seleccionar la pestaña “Agenda”
d) Marcar “Enviar avisos por email” o “Avisar por email de nuevos proyectos” y configurar el tiempo de antelación de los avisos.

Configuración aviso de alta de Nuevo Proyecto.

Se podrá configurar el mensaje que se quiera enviar a los PM avisando del nuevo proyecto asignado en:

“Configuración – Personalización – Plantillas email –Plantilla email nuevos proyectos”

3) AVISOS Y RECORDATORIOS A PROVEEDORES

Si se activa este aviso, le llegará un mail al proveedor, de forma automática, recordando que tiene que entregar un trabajo a la agencia. El mail le recordará qué tarea es, y su deadline (Fecha y hora de entrega). El momento de envío del mail dependerá del tiempo de antelación configurado en la ficha del proveedor.

Aviso que recibe el proveedor:

Configuración de envío de mails a proveedores

La configuración de envíos de recordatorio a proveedores, se realiza por proveedor. Cada agencia puede decidir qué proveedores quiere que reciban esos recordatorios y qué proveedores no. Para configurar el envío de mail a un proveedor deberá:

e) Ir a la ficha del proveedor que quiera dar de alta el envío de avisos.
f) Seleccionar la pestaña “Otros”
g) Marcar “Recordar tareas por email” y configurar el tiempo de antelación de los avisos.