La base de datos de Gespoint no divide los datos por años naturales ni ejercicios, manteniendo la continuidad de toda la información con las ventajas que eso conlleva (por ejemplo a la hora de buscar datos o sacar estadísticas). Es decir, cuando en Gespoint se entra en, por ejemplo, el listado de Facturas de venta, siempre son visibles todas las realizadas hasta el momento, independientemente de su fecha. Si queremos ver solo una parte de los datos, siempre podremos utilizar los filtros para seleccionar un subconjunto de información.
Por tanto, los procesos que deberemos realizar al finalizar un ejercicio y empezar otro serán solo los relacionados con dos aspectos a los que sí les afecta el cambio de año:
- Actualización de las series de numeración de documentos
- Proceso de cierre y apertura contable
FECHA DE TRABAJO
El programa siempre considera como fecha actual la “Fecha de trabajo” indicada en la barra inferior.
Esta fecha de trabajo es la que determina qué fecha por defecto se establece en nuevos documentos, asientos contables, etc. y qué serie se utilizará para la numeración de cada documento.
Por ejemplo, supongamos que tenemos nuestra serie de facturas de venta definida según esta imagen:
En el ejemplo anterior, si la fecha de trabajo es, por ejemplo, 05/01/2024, la serie utilizada será FV24 y una nueva factura tendrá el número FV24-0001, pero si la fecha de trabajo es, por ejemplo, 29/12/2023, el programa automáticamente utilizará la serie FV23 y una nueva factura tendrá el número FV23-0039.
Por defecto la fecha de trabajo es la misma que la fecha de Windows de su ordenador, pero puede cambiar la fecha de trabajo del programa directamente en cliqueando en la fecha de trabajo. Esta opción es útil para, por ejemplo, introducir facturas de proveedores del 2023 cuando ya estamos en el año 2024. De esta forma, aunque su ordenador tenga fecha de Windows del 2024, el programa de Gespoint trabajará como si estuviese todavía en el 2023 y utilizará las series de documentos del 2023.
1.- ACTUALIZACION DE LAS SERIES DE NUMERACION DE DOCUMENTOS
Con motivo del cambio de año, el programa define las series necesarias automáticamente en el momento en que se genera un documento (factura, proyecto, albarán, etc.). No obstante, si se quiere hacer de forma manual, el procedimiento es el siguiente:
Paso 1: Acceda al menú Configuración > Series. Solo se deben modificar las series de documentos como Facturas, Proyectos, Presupuestos, etc. Las series de Clientes, Proveedores, etc. al no tener una numeración que dependa del año, no deben ser modificadas.
Paso 2: Haga doble click sobre la serie a modificar, por ejemplo FACTURAS – Facturas de venta.
Paso 3: Añada una nueva línea con las fechas de inicio/fin del año 2025, la serie (FV24, FV25, etc.) con el formato igual al del 2024 pero terminado en 25 y con el número a 1 para que la primera factura del año sea la número 1.
Paso 4: Repita este proceso para cada serie que deba cambiar por el cambio de año y, a partir de ese momento puede realizar documentos (facturas, proyectos, etc.) de fecha 2015 y el sistema utilizará las nuevas series definida.
2.- PROCESO DE CIERRE Y APERTURA CONTABLE
En el momento en que se cambia de año, se pueden realizar asientos contables en el nuevo ejercicio sin realizar ningún proceso especial con el programa. Los nuevos asientos tendrán la fecha del nuevo ejercicio y serán correlativos con los del ejercicio anterior.
Para realizar correctamente los procesos de cierre y apertura contable los pasos a seguir son los siguientes:
1.Finalización del ejercicio a cerrar: Una vez iniciado el nuevo ejercicio, todavía habrá que terminar de introducir documentos pendientes del año anterior, como facturas de proveedores, que nos lleguen con retraso. Para hacerlo, cambiaremos la fecha de trabajo del programa e introduciremos estos documentos con numeración del año anterior.
2.Asientos de amortización: Si hemos utilizado el módulo de amortizaciones del programa, podemos hacer los asientos de amortización de activos de forma automática. Para ello iremos al menú Contabilidad > Procesos > Asientos de amortización e indicaremos el periodo de amortización (mensual o anual) y el tipo de amortización.
3.Asiento de regularización: Una vez introducidos todos los datos del ejercicio a cerrar y contabilizados todos los gastos e ingresos, haremos el asiento de regularización de gastos e ingresos del ejercicio. Para ello, iremos la menú Contabilidad > Procesos > Asiento de regularización e indicaremos las fechas a regularizar, la cuenta de pérdidas y ganancias y la fecha del asiento de regularización.
4.Asiento de Cierre y Apertura: Finalmente, haremos el asiento de cierre del año anterior y apertura del año actual ejecutando la opción Contabilidad > Procesos > Asiento de cierre / apertura. Indicaremos las fechas de los asientos a incluir, la fecha del asiento de cierre y la fecha del asiento de apertura.
Todos los asientos de regularización, apertura y cierre realizados por el programa quedan marcados en el campo Referencia del asiento para su identificación y son editables por el usuario para realizar ajustes o modificaciones manuales. Los asientos pueden ser borrados y vueltos a generar tantas veces como sea necesario.
