Para acceder al menú de asientos, debe seguir “Contabilidad – Asientos”. En este listado podrá ver los asientos contables que se han realizado hasta ahora. Un contable diría que este menú es el “Libro Diario”, pero como podrá observar además de la contabilidad le aporta datos que le serán muy útiles para su gestión, como puede ser el número de documento en el caso de que en el asiento contable esté implicado un documento como una factura.
Los asientos llevan asociada una serie, para que su código identificativo sea representativo del periodo en que se realice el asiento. (Vea apartado 2.9.3 – Series). Debe existir una serie asociada a la tabla “Asientos” para que estos se numeren correctamente. En su apartado verá cómo se confecciona correctamente una serie.
Este listado puede ordenarse por las diferentes columnas que dispone. Y por supuesto también se le aplican los filtros que ya se han visto para mejorar la gestión de la información. Por ejemplo puede filtrar por un número de asiento, por una cuenta para ver los movimientos contabilizados, por “Diario” (Elemento organizativo ya explicado) para ver asientos añadidos a determinado diario o incluso por un número de documento para ver toda su contabilidad desde su creación hasta su cobro/pago… Esto es una herramienta de gran utilidad para la gestión contable.
Para añadir un asiento debe pulsar “Nuevo”, en la nueva ventana debe cubrir los datos que se le indican teniendo en cuenta que el número de asiento es asignado automáticamente, y realizar el asiento contable indicando las cuentas contables implicadas y su importe. En caso de descuadre en los importes del debe y haber el programa dará un aviso. Aceptamos y el asiento queda anotado si los datos son correctos.
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En esta pantalla pueden observarse otras opciones o información que a continuación explicaremos.
- Nuevo: Desde esta misma pantalla puede darse de alta un nuevo asiento sin necesidad de cerrarla y volver al menú anterior.
- Borrar: Para eliminar el asiento que se estaba realizando.
- Notas: Se trata de una herramienta interna para dejar aclaraciones o pautas a la hora de introducir nuevos asientos.
- Archivos: Es posible añadir los documentos generados o cualquier archivo que esté asociado a este asiento.
- Exportar a Excel: Puede exportar a una tabla Excel este asiento o incluso se puede exportar el menú de asientos en su totalidad o filtrado.
- Con las flechas es posible moverse entre asientos de manera rápida.
- Predefinido: Para aquellos asientos que suelan repetirse, es posible guardar una plantilla del asiento y aplicar la plantilla o bien cambiar los importes… Estas plantillas se crean en el menú de “Asientos Predefinidos” que veremos a continuación. Desde este botón se puede elegir uno de estos asientos y automáticamente se cubrirán las cuentas y los importes si se han indicado.
- Nueva Cuenta: Es posible añadir una cuenta al plan contable desde este botón como ya hemos visto.
- Extracto: Seleccionando una cuenta del asiento, es posible acceder a su extracto con los movimientos efectuados. Además, a su derecha aparece el saldo contable de dicha cuenta.
Para acceder a un asiento hay dos maneras, o haciendo doble clic en el listado de asientos o bien seleccionándolo y pulsando “Abrir”. Posteriormente se abrirá una ventana similar a la de introducción de asientos pero en la que algunos datos no están disponibles para edición en algunas circunstancias.
Existen algunos asientos que ya se han bloqueado y no es posible ni modificarlos ni borrarlos. Por ejemplo, una factura que ha sido cobrada. Estos casos se evidencian porque el botón “Borrar” está desactivado y porque no se puede modificar el asiento. En cualquier otro caso, es posible borrar y modificar el asiento.
También existen asientos a los que van asociadas facturas, tanto de compra como de venta. Son aquellos asientos realizados de manera automática por el programa y desde esta misma ventana es posible acceder al formulario de la factura pulsando el icono de la carpeta al lado de donde se indica el número de factura.
Desde el menú de “Asientos” es posible introducir facturas contables. Se trata de facturas tanto emitidas como recibidas y además sus correspondientes facturas rectificativas para solventar errores de facturación o abonos que debamos realizar o recibir. Puede accederse a ellas desde sus iconos.
Veamos una por una este tipo de facturas.
Facturas de ventas:
Se trata de facturas que no están relacionadas con el circuito normal de trabajo Presupuesto-Proyecto-Albarán-Factura. No corresponden a trabajos que sean propios de nuestra empresa, o bien no son facturas que podamos emitir por trabajos que contempla el módulo de ventas. También es posible que al principio de utilizar Gespoint ERP deba introducir este tipo de facturas para cuadrar presupuestos y proyectos que estén sin facturar en nuestro programa.
Para introducir una factura contable, se debe pulsar el icono verde de factura. Se cubre con los datos necesarios y se introduce la cuenta de contrapartida, en nuestro ejemplo la 705 (Prestación de servicios). Pulsando en el botón de “Contabilidad” se accede al asiento contable que efectúa esta factura. Y pulsando en “Cobros” entramos en el menú de previsiones de cobro donde podemos efectuar el cobro o cambiar su previsión, como se ha visto con las facturas de venta comunes.
Factura Rectificativa:
Una factura rectificativa se confecciona cuando debemos corregir una factura emitida que ya se ha cobrado. Es decir, hemos tenido un error en una factura de un cliente y debemos realizarle un abono por la diferencia ya que es imposible modificar una factura cobrada. Su menú es similar a la anterior factura salvo que dispone de un recuadro donde indicar la factura de importe erróneo con la que está relacionada y el motivo del error.
Desde esta pantalla es posible acceder al asiento contable como vimos en la anterior. Y en este caso al tratarse de un pago, tenemos un acceso al menú de “Reembolsos” para efectuar la previsión del pago. En esta pantalla podremos ver la previsión de pagos, efectuarlos o modificarlos.
Facturas de Compras:
Se trata de facturas que recibimos de nuestros proveedores que nada tienen que ver con la traducción y no provienen de tareas que les hemos asignado. Es decir, proveedores de suministros, eléctricas, telefónicas… Aquí introducimos la factura que hemos recibido y automáticamente queda contabilizada y registrado el pago pendiente.
Al pulsar su icono, nos introducimos en una pantalla muy similar a las vistas hasta ahora en las facturas contables. Tan sólo debemos destacar que en este caso al provenir de un documento ajeno a nuestra organización, debemos indicar la fecha de emisión del documento y el número que le ha asignado, todo ello para mantener una correcta gestión de la documentación.
Como en las anteriores, es posible acceder al asiento contable y a la gestión de la provisión de pagos.
Facturas Rectificativas:
Una factura rectificativa recibida corrige un error en el caso anterior, facturas de proveedores que nada tienen que ver con nuestra actividad normal ni circuito de trabajo. Es muy similar al caso de las rectificativas de venta, debemos indicar los datos del documento del proveedor para disponer de la mayor cantidad de información posible, y contabilizar el error.
Podemos acceder al asiento y a la gestión de previsiones de cobro.
