Gespoint Translator es un potente software de gestión empresarial (ERP) diseñado especialmente para las empresas de traducción y traductores freelance.

Utilizando Gespoint Translator podrás gestionar de forma más ágil tus proyectos de traducción o interpretación y ganarás tiempo disminuyendo errores.

Gespoint Translator es muy fácil de utilizar, pero, como todas las herramientas potentes, necesitan dedicarle un poco de tiempo para conocer sus opciones.

Te recomendamos seguir esta guía para realizar una configuración básica de tu programa y a empezar a usar Gespoint Translator de la forma más rápida posible. 

INSTALACIÓN #

Paso 1: Ejecute el programa de instalación y, tras aceptar las posibles preguntas de seguridad del sistema operativo y su antivirus, aparecerá la siguiente pantalla:

Pulse “Siguiente” y se mostrarán las distintas opciones de instalación.

Seleccione “Instalación del servidor” si es la primera vez que instala el programa o es una versión de demostración.

Seleccione “Instalación de un cliente” si ya ha realizado previamente una instalación de tipo “Servidor”. En este caso se le preguntará por el nombre del ordenador donde realizó la instalación del “Servidor”

Pulse “Siguiente” y se mostrarán las características que el programa instalará en su ordenador:

Pulse el botón “Instalar” y se iniciará el proceso de instalación. Una vez finalizado, se le mostrará la pantalla de fin de instalación.

Pulsando el botón “Finalizar”, se iniciará el programa en modo demostración.

ACCESO A GESPOINT #

Una vez instalado ejecutamos el programa, ingresamos al programa por primera vez, y a continuación, verá el usuario y contraseña que ya vienen creados por defecto.

Una vez que estemos dentro del programa, más adelante veremos cómo crear los usuarios y contraseñas reales de las personas que utilizarán Gespoint con sus datos. 

Para acceder al programa deberá introducir los siguientes datos:

Usuario: Admin

Contraseña: 123

Estos datos tendrá que modificarlos una vez que acceda al programa y se den de alta los usuarios reales

ACTIVAR LICENCIA #

Si ha adquirido una licencia del programa necesitará activarla en el ordenador que actuará como servidor.

Para activar su licencia, una vez instalado el programa en el equipo que hará de servidor en su red local, asegúrese de que tiene conexión a Internet y entre al programa en modo demostración con el usuario “Admin” y la contraseña “123”.

Seleccione en el menú superior la opción HERRAMIENTAS > REGISTRAR PROGRAMA y copie el número de licencia proporcionado por Gespoint.

Pulse el botón “Activar licencia” y su licencia quedará asociada a ese ordenador y registrada en los servidores de Gespoint.

CREACIÓN DE NUEVA EMPRESA #

Para dar de alta su empresa seleccione en el menú superior EMPRESA > CREAR EMPRESA

La versión de demostración no permite crear nuevas empresas. Si está utilizando una demo del programa, puede cambiar los datos de la empresa de ejemplo con su nombre, logotipo, etc. (Lo explicaremos en la sección de Parámetros).

Aquí deberá completar los datos fiscales que se utilizarán en la emisión de sus documentos.

Los datos minimos a cargar son:

-Nombre Fiscal

-País

-Divisa local

-Opciones: recomendamos marcar todas las opciones, así dispondrán de una serie de servicios, unidades de medidas de las mas comunes en el sector de la traducción.

Para agregar el logotipo en sus documentos (Presupuestos, facturas, etc…) haga clic con el botón derecho del ratón, en el recuadro” Imagen del logotipo” y elija la opción “cambiar”. Podrá dar de alta su logo, que puede ser una imagen de tipo .jpg, .png, .gif, o .bmp.

NAVEGACIÓN POR EL PROGRAMA #

El programa se divide en diferentes módulos. Los módulos se encuentran ubicados a la izquierda de la pantalla, por los cuales se navegará según las necesidades del trabajo que se requiera en cada momento.

También cuenta con accesos directos para poder acceder de forma rápida a las funciones más habituales del día a día.

Descripción de los módulos:

• Agenda: Aquí encontrará, entre otras funciones, el calendario de tareas que tendrá que enviar a clientes y trabajos que tendrá que recibir de los proveedores con sus respectivas fechas de vencimiento.

• Ventas: El módulo abarca todo lo relacionado con clientes, (alta, listados.) y lo relacionado con el circuito de venta. (Albaranes, facturación, Abonos de venta). 

Además, contiene tablas vinculadas a clientes y facturación que habrá que configurar, e informes relacionados con clientes y facturación. 

• Compras: El módulo abarca todo lo relacionado con traductores y proveedores (Otros gastos) y lo relacionado con el circuito de compra. (Albaranes, facturación, Abonos de compra). 

Además, contiene tablas vinculadas a proveedores e informes relacionados que permitirán llevar un control de los gastos.

• Proyectos: Este módulo abarca todo lo relacionado con el circuito de trabajo. Encontrará información relativa a los presupuestos, gestión de proyectos, así como su seguimiento y control. 

Además, en este módulo encontrará tablas relacionadas con los proyectos que habrá que configurar (Se explicará más adelante) e informes que servirán para realizar un control y estadísticas de los proyectos.

• Servicios: Este módulo está relacionado con todos los servicios de venta y los servicios que realiza un traductor (ejemplo, servicio de traducción general, jurada…etc.), así como las tarifas que tiene cada uno de los servicios. Contiene diferentes tablas que hay que configurar para poder realizar el circuito de trabajo de forma automática.

• Cartera: Este módulo abarca todo lo relacionado con todas las facturas pendientes de cobro y pago. Previsiones de cobros/pago, informes de facturas pendientes, etc. También contiene tablas relacionadas con forma de pago y bancos, que habrá que configurar. 

• Declaraciones: En este módulo encontrará un resumen de la información fiscal que le permitirá de forma sencilla completar las declaraciones que tendrá que entregar a hacienda. 

• Configuración: Las opciones de este menú le permiten definir los datos principales con los que trabajarán el resto de seccione del programa.

CONFIGURACIÓN DE DATOS E INFORMACIÓN DE LA EMPRESA #

En este apartado podrá configurar todos los datos relacionados con su empresa.  

1.-Parámetros:

Para completar los datos seleccione CONFIGURACIÓN> PARÁMETROS

Encontrará varias pestañas:

Pestaña “Datos”:

En esta pestaña rellene correctamente todos sus datos fiscales. Tenga en cuenta que estos datos son los que aparecerán en sus presupuestos, pedidos, facturas, etc.

Campos para completar: 

Nombre Fiscal: Se trata del nombre de la empresa o razón social, o bien el nombre completo en el caso de ser un autónomo. 

Domicilio, Población Código postal, País: Debe completar todos estos campos con la dirección fiscal de su negocio.

Teléfono, email, Página web: Debe introducir esa información en estos campos, si quiere que aparezca en sus documentos. 

CIF/NIF: Es el NIF para sociedades o el DNI para autónomos.

Pestaña “Facturación”:

Campos importantes:

Divisa Local: La moneda de su país. Este campo es obligatorio.

Decimales en precios de compra y venta: La cantidad de decimales con los que desea trabajar para los precios de compra y los de venta. 

Recomendación: El sector de la traducción, en general utiliza mínimo 3 decimales.

Ejemplo: Precio por palabra teniendo en cuenta descuentos según tramos de herramientas CAT: 0.095€ 

Predeterminado

Forma de pago predeterminada: Le puedes indicar al programa la forma de pago predeterminada para cuando das de alta clientes de forma manual, y así no se te olvide ponerlo.

% Retención clientes/proveedores: Puedes ponerle la retención de forma predeterminada para cuando das de alta clientes/proveedores de forma manual ya se ponga la retención de forma automática.

Tipo (persona física/jurídica): También puedes dejar configurado para cuando des de alta un cliente /proveedor de forma manual ya automáticamente se te marque como persona física o jurídica, esta información es a nivel informativo.

Pestaña «Opciones»:

Para empezar a usar el programa marquen las opciones que recomendamos en la imagen. A continuación hacemos referencias a las más importantes.

Calcular margen de beneficio sobre importe de venta: Al activarlo, el margen de beneficio en los proyectos se calculará como un porcentaje sobre el importe de venta, en lugar de un porcentaje sobre el coste.

Nº máximo de registros en listados: Para instalaciones con muchos datos y ordenadores poco potentes, puede limitar el número de registros simultáneos que se muestren al entrar en los listados. De esta forma agilizará el uso del programa. Tenga en cuenta que aunque no se muestren todos los registros en el listado, las búsquedas siempre se harán sobre el total de registros almacenados, aunque no estén visibles en el listado.

Nota: En instalaciones normales, que cumplan los requisitos mínimos establecidos por Gespoint, esta función nunca será necesaria ya que el programa puede trabajar con soltura con listados de decenas de miles de registros.

Usar nombre comercial en solicitudes de disponibilidad: Si se activa, las solicitudes de disponibilidad a traductores se enviarán usando como remitente el nombre comercial de la empresa, en lugar del nombre fiscal.

Personalización de presupuestos, facturas de ventas, ordenes de pedido (P.O.) y etc.

Para completar la personalización de los formatos en Gespoint seleccione CONFIGURACIÓN> PERSONALIZACIÓN

En este apartado podrá configurar su logo de empresa para los documentos y las plantillas de emails: 

Pestaña “Documentos”:

Desde aquí podrá configurar la imagen y la información que se verá en los presupuestos, facturas, etc. de su empresa (Logo, colores, texto fijo al pie de los documentos)

Añadir logo:

Podrá dar de alta su logo, siempre que el logo que quiera insertar esté guardado como una imagen (.jpg, .png,.gif…)

Añadir texto al pie de los documentos:

Podrán agregar toda la información que aparecerá en el pie de pagina al imprimir los diferentes documentos generados desde Gespoint (Facturas, Presupuesto, P.O. etc.)

Ejemplo de modelo estándar de Presupuesto:

ALTA DE USUARIOS #

El programa viene con un solo usuario creado por defecto con el nombre de usuario “Admin” y la contraseña “123”. Puede cambiar los datos de este usuario, así como crear nuevos usuarios de la siguiente manera:

Haga doble clic sobre un usuario para abrir su ficha o pulse el botón NUEVO para crear un nuevo usuario.

Si marca la casilla de “Administrador”, el usuario tendrá permisos de acceso a determinadas pantallas especiales del programa como, por ejemplo, esta pantalla de creación de usuarios.

Campos a completar:

Nombre: Aquí deberá poner el nombre completo de cada usuario

Mail: Es importante completar el mail de empresa de cada usuario. En caso de no recordar la contraseña de acceso, el programa enviará un recordatorio de la misma al correo del usuario que haya registrado en este campo.

Usuario: Usuario de acceso al programa

Clave: Contraseña de acceso al programa

Una vez que haya completado todos los datos, puede configurar los permisos que tendrá el nuevo usuario. Marcando y desmarcando los nodos del árbol “Menú del usuario”, define las opciones del menú que podrá ver el usuario.

ALTA DE EMPLEADOS #

Es muy importante dar alta los datos de los empleados de su empresa que utilicen Gespoint y vincular el usuario con el empleado ya que sino no se podrán utilizar determinadas funciones importantes del programa. 

Para dar de alta los empleados seleccione: CONFIGURACION > RRHH > EMPLEADOS > NUEVO.

Campos importantes para completar:

Pestaña “Datos”

En esta pestaña hay 4 campos que son obligatorios completar para poder trabajar de forma correcta con el programa:

Código: Sirve para identificar a la persona. El Campo es alfanumérico, por lo que recomendamos utilizar palabras/letras en lugar de números que permitirán la identificación de la persona de una forma más rápida. 

Ejemplo: Paula Gómez: Código: PG

Nombre: Nombre completo del empleado.

Email empresa: El mail que se registre en este campo es de donde saldrán los presupuestos, PO, consultas de disponibilidad, facturas, etc. que enviará cada empleado cuando entre con su usuario. 

IMPORTANTE:

Campo Usuario: Vincular usuario con el empleado. Es importante vincular el usuario con el empleado para poder aprovecharse de todas las funciones del programa (Utilización de la agenda, envío de correos, etc.)

Pestaña “Agenda”

Avisos: desde esta sección pueden configurar los avisas que recibirán los empleados por correo o los que verán en su agenda bien sean propios o de otros compañeros.

Correo saliente: Para que los correos que se envían desde el programa se envíen desde el mail de la empresa, es importante completar la información del correo saliente de cada empleado. 

Los datos que se completan corresponden a los datos del correo que figura en el campo “Mail empresa” de la pestaña “Datos” de esta misma ficha.

DATOS BANCARIOS #

Aquí dará de alta los bancos con los que trabaja y sus respectivas cuentas. Esta información se verá en las facturas y presupuestos.

Para dar de alta los bancos seleccione la opción CARTERA > BANCOS > NUEVO.

Campos a completar:

Código: El campo es alfanumérico. Sirve para identificar el banco. En caso de utilizar varios bancos es muy útil poner el nombre en lugar de un número, ya que le permitirá identificarlo más rápido.

Nombre: Nombre del banco.

País, domicilio, Población, CP: Datos de la sucursal del banco

Código BIC/SWIFT: De la cuenta bancaria

Nº de cuenta IBAN: Número de cuenta bancaria

Cuentas contables: Solo necesarias si tiene activado el Módulo de Contabilidad.

Sufijos CSB19, CSB58 y CSB68: Solo necesarios si va a realizar remesas bancarias de cobros o pagos. Normalmente son tres ceros “000” para todos los bancos.

Banco intermediario: Lo utilizan algunos países para operaciones internacionales. Solo se completa si en necesario, sino se deja en blanco.

FORMAS DE PAGO #

Las formas de pago se usarán tanto para pagos a proveedores como para cobros de clientes.

Para dar de alta las diferentes formas de pago seleccione CARTERA > FORMAS DE PAGO > NUEVO.

Puede darse el caso que las facturas se cobren/paguen al contado, a la vista, a los 30 días de emitirse la factura, a 60 días, etc., entonces necesitará crear una forma de pago para cada una de estas posibilidades.

Código: El campo es alfanumérico. Sirve para identificar la forma de pago. En este caso lo hemos dado de alta como “30D”, pero cada usuario puede elegir la forma que le resulte más fácil identificarla.

Nombre: El campo es alfanumérico. Describe la forma de pago y saldrá reflejado en los Presupuestos y Facturas

Banco: El banco asociado a esta forma de pago. Si se rellena, en las facturas aparecerán los datos bancarios (SWIFT, IBAN, etc.)

Días: Este campo permitirá calcular la fecha de cobro/pago de forma automática, según los días que ponga. Es muy útil para llevar un control de las previsiones de cobro/pago. En este caso, al ser a 30 días el cobro/pago, se entiende la factura vencerá a 30 días de su emisión.

Porcentaje: Este dato permite calcular qué porcentaje de cobro/pago se realizará en los días que ha puesto en el campo anterior. En este caso estará pendiente de cobro/pago el 100% del importe de la factura.

ALTA DE CLIENTES #

Podrá dar de alta nuevos clientes desde la barra de accesos directos: CLIENTES> NUEVO.

La ficha de cliente se divide en varias pestañas: Datos, Contacto, Facturación y Otros.

En la parte derecha de la ficha tiene accesos directos a todos los documentos relacionados con el cliente (facturas, proyectos, presupuestos, etc.)

Pestaña “Datos”

En esta pestaña se definen los datos fiscales del cliente, su dirección, teléfono, email, etc.

Pestaña “Contactos”

Puede añadir varias personas de contacto que trabajan en la misma empresa seleccionando la pestaña CONTACTOS > NUEVO CONTACTO. No hay campos obligatorios.

Sugerencia: Es recomendable dar de alta el email del contacto, ya que cuando se quiera enviar por email presupuestos, facturas, etc. se utilizará la dirección de correo del contacto de forma automática.

Direcciones: Puede añadir direcciones alternativas del cliente si la empresa tiene un domicilio físico o de correspondencia diferente al fiscal o varias filiales con diferentes domicilios.

Bancos: Puede añadir los datos bancarios del cliente que luego se utilizarán si realiza remesas, recibos, etc.

Pestaña “Facturación”

En este apartado se darán de alta las condiciones comerciales y de facturación del cliente.

Tipo de IVA: Seleccione el tipo de IVA que se le deba aplicar al cliente (Normal, si es de España o exento si es fuera de España)

Retención: Si aplica retención en las facturas de venta a este cliente en particular, rellene el campo de “Retención” con el porcentaje a aplicar.

Precios especiales: Aquí es dónde se agregan los precios especiales que se le quiera dar al cliente.

Si deja este campo en blanco, el programa entenderá que la tarifa a aplicar al cliente es la general de SERVICIOS> TARIFAS.

Pestaña Otros

Desde esta pestaña podemos configurar opciones especificáis de facturación, notificaciones especiales para cada cliente, formatos de impresión personalizados o predeterminados de Gespoint.

ALTA DE PROVEEDORES, TRADUCTORES E INTÉRPRETES #

Cree nuevos proveedores haciendo clic en PROVEEDORES > NUEVO

La ficha de proveedor se divide en varias pestañas: Datos, Contacto, Facturación y Otros. En la parte derecha de la ficha tiene accesos directos a todos los documentos relacionados con el cliente (facturas, proyectos, presupuestos, etc.)

Pestaña “Datos”:

En esta pestaña se definen los datos fiscales del proveedor, su dirección, teléfono, email, etc.

Pestaña “Facturación”:

En este apartado se darán de alta las condiciones comerciales y de facturación del proveedor.

Es importante dar de alta los datos fiscales (Tipo de IVA y la retención) que se aplica en las facturas).

Tipo de IVA: Seleccione el tipo de IVA que se le deba aplicar al proveedor (Normal o exento)

Retención: Indique el porcentaje de retención a realizar al proveedor

Tarifas de proveedores:

En la parte derecha de la ficha, haga clic sobre el hipervínculo TARIFAS.

Aquí podrá introducir los precios que le aplica el proveedor según la combinación de servicio, unidades e idiomas de origen y destino.

IMPORTANTE: TARIFAS DE PROVEEDOR

Los datos que complete en este apartado se utilizarán para poder realizar búsquedas de proveedores en el buscador avanzado por servicio, combinación de idiomas, etc. cuando gestione un proyecto.  Si lo deja en blanco el proveedor no aparecerá en el buscador avanzado.

Una vez hemos terminados la configuración básica de Gespoint podemos empezar a crear presupuestos, proyectos y facturarlos. (Para más información pueden consulta la sección de Circuito de trabajo )