1- Configuración del módulo web
Aquí veremos cómo configurar el módulo web. Puedes acceder a esta configuración desde «Web» > «Configuración»:
Pestaña «General»:
Pestaña «Permisos usuarios web»:
Pestaña «Condiciones generales»:
Pestaña «Texto pie»:
Pestaña «Instrucciones valoración»: Solo aplica si cuentas con el módulo de calidad. Puedes configurar instrucciones para que los proveedores tengan en cuenta a la hora de valorar el trabajo de otro proveedor.
Pestaña «Instrucciones»:
2- Configuración y creación de usuarios web
Hay tres tipos de usuarios que puedes crear: CLIENTE, PROVEEDOR Y EMPLEADO.
Los usuarios que tendrán acceso a la intranet se pueden crear de manera masiva o manualmente.
Cómo crear usuarios manualmente
Para crear los usuarios que tendrán acceso a la intranet de manera manual hay que acceder a «Web» > «Usuarios web» > «Nuevo».
Usuario de tipo CLIENTE
1- Tipo de usuario: Será el tipo de usuario que queremos crear, en este caso es un usuario de tipo «CLIENTE».
2- Código: Seleccionas el cliente al que le quieres crear el usuario web.
3- Contacto: Es OBLIGATORIO que dentro de la ficha del cliente, en la pestaña de «Contacto», se cree el contacto de la persona que le vayas a dar de alta el usuario web de la siguiente manera. Una vez que este dado de alta el contacto, se pondrá en este campo. A continuación os enseñamos cómo dar de alta el contacto:
4- Nombre: Este campo se completará automáticamente cuando se ponga el contacto y es editable.
5- Usuario: Este campo también se completará automáticamente con el email que se haya registrado en la ficha del contacto del cliente y es editable. Será el usuario que utilizará el contacto para ingresar a la intranet.
6- Contraseña: En este campo se designará la contraseña de acceso que utilizará el contacto para ingresar a la intranet. Si el usuario tiene permisos para cambiar la contraseña, lo podrá hacer desde la intranet, y de esta manera, cambiará la contraseña que se le haya asignado. De lo contrario, tendrá que utilizar la contraseña que se ponga en este campo.
7- Permisos: Serán los permisos que se le asignarán a este contacto y que podrá ver o no en la intranet.
*Para que el usuario pueda cambiar la contraseña desde la intranet, tendrá que tener marcada la opción de «Acceso a datos fiscales».
Usuario de tipo PROVEEDOR
Cuando des de alta un usuario de tipo PROVEEDOR, se pondrán automáticamente los permisos que hayas configurado en «Web» > «Configuración» > «Permisos usuarios web», pero también los puedes editar al momento que crees el usuario web.
1- Tipo de usuario: En este caso se seleccionará el tipo «PROVEEDOR».
2- Código: Seleccionas el proveedor al que le quieres crear el usuario web.
3- Contacto: Es OBLIGATORIO que dentro de la ficha del proveedor, en la pestaña de «Contacto», se cree el contacto de esta persona.
4- Nombre: Este campo se completará automáticamente cuando se ponga el contacto y es editable.
5- Usuario: Este campo también se completará automáticamente con el email que se haya registrado en la ficha del contacto del proveedor y es editable. Será el usuario que utilizará el contacto para ingresar a la intranet.
6- Contraseña: En este campo se designará la contraseña de acceso que utilizará el contacto para ingresar a la intranet. Si el usuario tiene permisos para cambiar la contraseña, lo podrá hacer desde la intranet y de esta manera cambiará la contraseña que se le haya asignado. De lo contrario, tendrá que utilizar la contraseña que se ponga en este campo.
7- Permisos: Serán los permisos que se le asignarán a este proveedor y que podrá ver o no en la intranet. Opciones:
«Puede modificar cantidades»: Si marcas esta opción, el proveedor podrá cambiar las cantidades de la tarea asignada.
«Acceso a datos fiscales»: Si marcas esta opción, el proveedor podrá tener acceso a sus datos fiscales y cambiar la contraseña de acceso a la intranet. Además, al tener acceso a sus datos fiscales podrá cambiar cualquiera de esos datos, y estos cambios se verán reflejados en su ficha de proveedor en Gespoint ya que el programa está sincronizado con la intranet. Esto hará que tú no tengas que hacer las modificaciones de sus datos manualmente, sino que lo hacen ellos mismos desde la intranet y lo verás reflejado en Gespoint.
«Acceso a sus tarifas»: Esta opción va de la mano con la opción que le sigue «No permitir solicitar cambios». Esto quiere decir que si solo marcas la opción de «Acceso a sus tarifas», el proveedor podrá ver sus tarifas y solicitar cambios, pero lógicamente no podrá modificar la tarifa. Si marcas la opción de «Acceso a sus tarifas» y «No permitir solicitar cambios», el proveedor solo podrá ver sus tarifas, pero no podrá solicitar cambios de las mismas.
«No permitir subir facturas»: Si marcas esta opción, cuando el proveedor genere su pre-factura de los trabajos finalizados en la intranet, no tendrá la opción de subir el PDF de su propia factura, solo podrá generar la pre-factura.
«Obligatorio subir facturas»: Esta opción es justo la contraria a la anterior, por lo que al momento de generar la prefactura en la intranet, el proveedor también deberá subir obligatoriamente su factura en PDF, Word, etc.
Usuario de tipo EMPLEADO
Con un usuario de empleado puedes configurar la interfaz de la intranet y poner los colores corporativos y el logo de la empresa.
1- Tipo de usuario: En este caso se seleccionará el tipo «EMPLEADO».
2- Código: Seleccionas el empleado al que le quieres crear el usuario web.
3- Contacto: En el caso de un usuario de tipo empleado, el contacto no se completa.
4- Nombre: Este campo se completará automáticamente cuando se ponga el código y es editable.
5- Usuario: Este campo también se completará automáticamente con el email que se haya registrado en la ficha del proveedor y es editable. Será el usuario que utilizará el empleado para ingresar a la intranet.
6- Contraseña: En este campo se designará la contraseña de acceso que utilizará el empleado para ingresar a la intranet.
7- Permisos: Aquí seleccionarás los permisos que le quieres otorgar al empleado. Niveles de acceso:
«Acceso a proyectos y tareas»: El usuario solo verá sus proyectos y tareas.
«Acceso a proyectos de todos los empleados»: El usuario verá los proyectos y tareas de los empleados de su departamento.
«Acceso a proyectos de todos los empleados»: El usuario tendrá acceso a todos los proyectos y tareas de la empresa.
* Los niveles de acceso de los presupuestos son iguales que en los proyectos.
Cómo crear usuarios web de forma masiva
IMPORTANTE: Antes de enviar los correos masivos a los clientes y/o proveedores con los datos de acceso a la intranet (cada uno tendrá un usuario y contraseña diferentes), recomendamos realizar pruebas de uso con la intranet.
1- Para crear los usuarios web de forma masiva hay que acceder a «Web» > «Usuarios web» > «Acciones» > «Generar usuarios web».
2- Seleccionas qué tipo de usuarios quieres crear masivamente, luego tienes diferentes filtros para aplicar en la creación de usuarios. Por ejemplo si solo quieres crear usuarios a un determinado grupo de proveedores, o a los de determinado país.
Usuario de tipo CLIENTE:
Si seleccionas solo el tipo de usuario y dejas los filtros en blanco, se crearán usuarios web para todos los clientes y se les enviará un correo automático con el usuario y la contraseña para acceder a la intranet. Esta es una contraseña que el programa pone aleatoriamente, si se la quieres modificar lo puedes hacer desde su ficha de usuario web.
Filtros:
Cliente: Si seleccionas un cliente, creará usuarios web para todas las personas que esten dadas de alta en la pestaña de «Contacto» dentro de la ficha del cliente.
Grupo: Puedes crear usuarios web por grupos de clientes si lo tienen puesto en su ficha. Ej.: Para todos los clientes del grupo «INTERNACIONAL».
País: Puedes crear usuarios web por país, siempre y cuando el cliente en su ficha tenga puesto este dato.
Usuario de tipo PROVEEDOR:
Si seleccionas solo el tipo de usuario y dejas los filtros en blanco, se crearán usuarios web para todos los proveedores y se les enviará un correo automático con el usuario y la contraseña para acceder a la intranet.
Filtros:
Grupo: Puedes crear usuarios web por grupos de proveedores para todas las personas que esten dadas de alta en la pestaña de «Contacto» dentro de la ficha del proveedor.
País: Puedes crear usuarios web por país, siempre y cuando el proveedor en su ficha tenga puesto este dato.
3- Peticiones de clientes
Las solicitudes que los clientes realicen a través de la intranet, las podrás ver y gestionar desde aquí:
En este listado podrás ver y hacer seguimiento de las solicitudes, ver si están procesadas o no, etc.
Si abres algunas de las solicitudes con doble clic, las podrás ver en detalle y gestionar:
Si el cliente ha subido los documentos al momento de realizar la solicitud en la plataforma, los podrás ver y descargar a su carpeta de la siguiente manera:
