Para realizar una correcta contabilidad en nuestra empresa, hemos de indicar unos parámetros iniciales y configurar el programa para empezar a trabajar con él. En este apartado veremos cómo dejar preparado Gespoint ERP para el trabajo contable, dar de alta las cuentas del IVA implicadas en nuestra contabilidad, y relacionar hechos contables con su cuenta correspondiente.

Todos los datos referentes a nuestra empresa se encuentran en la pestaña de “Configuración”. Allí tenemos varios apartados donde modificar todo lo referente a nuestra estructura interna, y por supuesto debemos configurar algunos datos relacionados con la contabilidad.

Estos datos en concreto se tratan de:

1. Parámetros.
2. Tipos de IVA.
3. Series.

Tipos de IVA.

El Impuesto sobre el Valor Añadido es un impuesto que se aplica tanto en ventas como en compras por lo que debemos diferenciarlo para su contabilidad y gestión fiscal. Además, existen varios tipos e incluso hay operaciones que están exentas de dicho impuesto. Por lo tanto es necesario indicar estos diferentes tipos de IVA, el porcentaje que se aplica y las diferentes cuentas contables donde se inscribirán.

Para acceder este menú, debe seguirse “Configuración – Tipos de IVA”.

En esta ventana podemos ver cada tipo de IVA en el que incurre nuestra empresa. Cada uno lleva asociado un código que lo distingue, un nombre descriptivo y dos porcentajes que procedemos a explicar:

1. %IVA: Es el porcentaje por el que se multiplica la Base Imponible y por el que obtenemos la cuota de IVA.
2. %Recargo: Cuando nuestro cliente se acoge al Régimen del Recargo de Equivalencia, se aplica un porcentaje adicional en sus compras a cambio de una simplificación administrativa referente a este impuesto.

A continuación se indica las cuentas contables de cada tipo de IVA. Como se ha dicho, el IVA se aplica tanto en compras como en ventas. Cuando sea necesario liquidar el IVA, la diferencia entre el IVA soportado en las compras y el IVA repercutido en las ventas nos dará el importe que debemos abonar o bien la cuantía que la Hacienda Pública nos adeuda por este concepto y del que podremos solicitar devolución o bien compensación en próximas liquidaciones. No profundizaremos más en la gestión de este impuesto, pero sí debemos destacar que existe el IVA soportado (En compras y cuyo importe nos adeuda Hacienda) y el IVA repercutido (En ventas y que nuestra empresa debe a Hacienda). Contablemente los diferenciamos en dos tipos de cuentas:

1. IVA Soportado: Son cuentas del grupo 472 y es dónde se acumulan los importes del IVA de los asientos de compras. Es recomendable diferenciar el IVA Soportado por cada porcentaje de IVA.
2. IVA Repercutido: Son cuentas del grupo 477 y en ellas se inscribe los importes del IVA de los asientos de ventas. Como en el soportado, también es muy recomendable tener cuentas para cada porcentaje de IVA.

Por último, debemos añadir la clave del Modelo 303 al que pertenece este tipo de IVA para que sea listado en dicho modelo bajo su clave correspondiente.

Como configuración adicional, debemos indicar si nuestra empresa se encuentra en el Régimen de Recargo de Equivalencia para que le sea aplicado ese tipo adicional en las compras que realicemos. Si este es el caso, debemos marcar la casilla de “Aplicar Recargo de Equivalencia en compras”.

Y para el caso de que en alguna factura se introduzcan artículos o servicios que no provengan de datos internos que reflejen el tipo de IVA de dicha venta, debemos indicar el tipo de IVA por defecto. Es decir, que si en una factura añadimos manualmente un artículo, el IVA que se aplica por defecto es el seleccionado en “IVA líneas sin artículo”.

Para añadir un Tipo de IVA es posible hacerlo o bien pulsando el botón “Nuevo” o bien haciendo clic en una de las celdas vacías del listado de tipos. Debemos cubrir los datos necesarios con la particularidad de las columnas “Cuenta IVA Sop.” “Cuenta IVA Rep.” y “Clave Modelo 303”, las cual deberemos seleccionar en su menú desplegable o también dar de alta un nuevo elemento pulsando “Mantenimiento”.

Para borrar un Tipo de IVA debemos seleccionarlo en el listado y pulsar el botón “Borrar”. Se nos pedirá confirmación del borrado.

Parámetros.

En esta ventana tenemos multitud de configuraciones de nuestra empresa divididas en varias pestañas. Al dar de alta nuestra empresa en su menú correspondiente ya hemos cubierto algunos de estos datos. Ahora cubriremos datos referentes a la contabilidad y facturación muy útiles para nuestra gestión diaria y una exactitud en los datos, por lo que entraremos dentro de sus correspondientes pestañas.

Facturación:

Aquí hallaremos datos referentes a ventas y nuestra gestión de éstas, además de algunos datos que podrían resultar útiles para gestionar y agilizar los trámites de venta.

Punto por punto podremos cubrir los siguientes datos:

1. Tarifa predeterminada: Es la tarifa que por defecto aplicaremos en nuestras facturas y que aparecerá en todos sus formularios si no la modificamos ex profeso.
2. Vendedor predeterminado: Si deseamos tener un vendedor predeterminado, podremos indicar el código de empleado en este apartado.
3. % Retención en facturas: En esta casilla podremos cubrir el porcentaje de retención que deseamos aplicar en nuestras facturas.
4. Opciones de pagos:
   a. Días de pago: Se indicarán los días del mes que se efectúan los pagos de facturas, si los hubiese.
   b. Inicio vacaciones: Si nuestra empresa tiene unas fechas durante las cuales el personal disfruta de vacaciones y no podrían realizarse pagos ni cobros, es conveniente indicarlo aquí. En esta casilla iría el día y mes de comienzo de las vacaciones.
   c. Fin vacaciones: Respecto al punto anterior, aquí se indicaría el fin de las vacaciones.
   d. Calculo vencimientos: Este punto tiene en cuenta los días de pago indicados anteriormente. Modificando este parámetro, calcula la fecha de vencimiento de una factura hacia delante en el próximo día de pago, o hacia atrás en el anterior día de pago. Por defecto se calcula hacia delante, y es recomendable dejarlo así si no se desea mantener un continuo control en los vencimientos de las facturas ya que al calcularlo hacia atrás es posible un solapamiento de fechas con efectos no deseados.
5. Tipo Operación Habitual: Se trata de cuál es el objeto social de la empresa, la venta de bienes o la prestación de servicios. Es un dato necesario para la cumplimentación de algunos modelos oficiales por lo que recomendamos indicarlo.

Contabilidad:

En esta pestaña debemos configurar algunos parámetros respecto a cuentas contables y otros elementos de nuestra contabilidad que ya hemos visto en puntos anteriores de este manual.

Veremos qué podemos configurar en esta pestaña:

1. Longitud cuenta contable: Nos indica cuántos caracteres ocupa una cuenta contable para llegar a desgloses lo más representativos posibles.
2. Cuenta Ventas sin servicio: Se trata de una cuenta del grupo “700 – Ventas” indicada en el caso de ventas sin el servicio indicado.
3. Cuenta Compras sin servicio: En el caso de compras en las que no se indican el servicio, debemos indicar una cuenta del grupo “600 – Compras”.
4. Diarios: Se trata de los diarios contables que como ya se han visto, se utilizan para organizar los asientos en diferentes categorías.
5. Cuenta retenciones soportadas: Debemos indicar una cuenta del grupo “473 – H.P. Retenciones y pagos a cuenta” donde sumar las retenciones que se nos haya efectuado.
6. Cuenta retenciones repercutidas: Debemos indicar una cuenta del grupo “4751 – H.P. Acreedora por retenciones practicadas” donde sumar las retenciones que efectuemos a nuestros clientes.Bloquear asientos anteriores al día: Como medida de seguridad ante errores de contabilidad, se puede indicar una fecha desde la que está permitido introducir asientos en ese día.
7. Cuenta diferencias positivas de cambio: Debemos indicar una cuenta del grupo “768” donde imputar ganancias debido a cambios de moneda extranjera.
8. Cuenta diferencias negativas de cambio: Debemos indicar una cuenta del grupo “668 donde imputar pérdidas debido a cambios de moneda extranjera.
9. Divisa local: Aquí indicamos cuál de las monedas que mantenemos es la divisa local con la que trabajamos.

Series

Para la gestión de datos es importante disponer de unos códigos identificativos únicos para cada tipo de dato. Incluso es posible llegar a conseguir que el propio código proporcione información del dato mismo como se verá a continuación. Asignar series a esos códigos es una manera de ampliar la información que el código identificativo único proporciona. Por ejemplo, si tenemos un código del tipo “FV-141224121500”, si hubiéramos asignado una serie correctamente podríamos llegar a interpretar que este documento corresponde a una ‘Factura de ‘Venta del año ‘14’, del mes ‘12’, del día ‘24’, confeccionada a las ‘12’ horas y ‘15’ minutos y ‘00’ segundos. No es necesaria tanta exactitud para una factura, con un código identificativo, año y numeración basta en la mayoría de los casos, pero con este ejemplo se puede llegar a interpretar lo que queremos conseguir a través de las series en los códigos identificativos.

Gespoint ERP asigna series a personas o empresas, unidades de trabajo, asientos y documentos; y en definitiva todo lo que pueda numerarse debe llevar una serie para que el programa gestione las numeraciones. Para ello recomendamos añadir un código alfabético que describa a qué pertenece el código (FV – Factura Venta, OV – Oferta Venta, PR – Proveedor) y es posible que en el caso de documentos sea interesante también añadir el año al que pertenece, y a continuación una enumeración que vaya aumentando a medida que se dan de alta nuevos elementos de esa numeración. En este punto hay que destacar que la numeración de elementos puede ser continua o bien reiniciarse al final de cierto periodo, normalmente el año. Por ejemplo, los clientes pueden numerarse continuamente, mientras que las facturas pueden reiniciar su contador cada año y añadir un número inicial con la cifra anual. De todo esto se verán ejemplos que se entenderán mejor.

Para acceder a las Series, debe seguirse “Configuración – Series” y se nos abrirá una ventana donde veremos las series que disponemos. Como en todos los listados, disponemos de los botones y filtros de Gespoint ERP que no volveremos a explicar.

Normalmente no es necesario dar de alta nuevas series, ya que el programa trae de manera predeterminada las series que precisa y además en algunos casos pueden hacer referencia a datos internos del programa que el usuario posiblemente desconozca. Pero en ocasiones sí que puede ser necesario modificarlas, y será eso lo que expliquemos.

Para ver la ventana de configuración de una Serie, se accede bien haciendo doble clic sobre su elemento listado, o bien seleccionándolo y pulsando el botón “Abrir”. En esta ventana veremos los datos que incluye una Serie.

Podemos ver que una Serie lleva asociados como datos identificativos previos un código, un nombre, una tabla de la base de datos interna con la que se relaciona y el total de dígitos que utiliza el número contador.

A continuación encontramos varias columnas que conforman una Serie que iremos describiendo:

1. Predeterminada: En el caso de que dentro de una misma Serie haya diferentes contadores, puede indicarse una que sea predeterminada. De no ser así en el momento de dar de alta un nuevo elemento asociado a esa serie se le preguntará.
2. Fecha inicio: Fecha en la que el contador comienza a numerarse. Bien al inicio de uso del programa o bien el primer día de cada año.
3. Fecha fin: Fecha en la que el contador finaliza. Se debe destacar que en este caso hay que tener en cuenta si la serie se reinicia al final de año (Facturas) o es una sucesión continua (Proveedores). Por lo tanto esta fecha será bien el del último día de cada año o bien una fecha muy adelantada en el tiempo, como vemos en el anterior ejemplo.Serie: Se trata de un código alfabético que permita distinguir cada serie en conjunto con el número contador. Por ejemplo “P”, o “PRO”, o “PR-“para proveedores.
4. Número: Es el contador desde el que comienza la serie. Normalmente será un 1, pero al principio de uso del programa posiblemente necesite continuar sus series desde cierta posición, es por ello que le damos la posibilidad de indicar un número de comienzo.
5. Nombre: Es un nombre identificativo de la Serie para diferenciarlo.
6. Prefijo Cuenta: Existen series que está relacionadas con elementos que asimismo está relacionado con una cuenta contable. Los elementos de este tipo más evidentes son los Clientes y Proveedores. Para que Series y Cuentas Contables se relacionen, y utilicen las mismas numeraciones, en estos puntos se debe indicar el prefijo de cada cuenta. En este ejemplo se trata de la cuenta “400 – Proveedores” y “410 – Acreedores”.
7. Prefijo Cuenta Efectos: Es el mismo caso que el anterior, debe indicarse la cuenta que corresponda a este tipo de ente contable.
8. Prefijo Cuenta Anticipos: ídem.

La operatoria con las series que requieran ser renovadas anualmente es sencilla. El propio programa avisará que no existe una serie asociada para el elemento creado, por lo que con simplemente añadir una nueva serie para el periodo actual bastará. Haciendo doble clic en la fila vacía, o bien pulsando nuevo se activará la introducción de datos. Por ejemplo para una serie de facturas nuevas en el año 2025 podría ser así:

Introducimos las fechas de inicio y fin en las que la serie estará activa, una serie que indique el año al que pertenece, y comenzamos a contar desde el 1.