El plan contable es una lista de las cuentas contables que podemos utilizar para nuestra contabilidad. De partida disponemos de las cuentas y grupos indicados por el Plan General Contable, al añadir sujetos o factores que nos supongan reflejar hechos contables (Clientes, Bancos, Tipos de IVA) estos se irán añadiendo al plan contable de nuestra empresa. Para acceder a él y ver las cuentas incluidas se debe seguir “Contabilidad – Plan Contable”

En este caso vemos la cuenta 4300 (Clientes euros). Además de aparecer la cuenta genérica 4300, cada cliente tiene asignada de manera automática una cuenta auxiliar donde se reflejarán todos los movimientos que éste genere separados del resto de clientes para una mejor y más sencilla contabilización. Son simplemente un código de (en este caso) 4 cifras a mayores que se añade a la cuenta 4300 y sirve para diferenciar cada cuenta.

Si fuera necesario añadir una cuenta, pulsando “Nuevo” se abre una ventana donde es posible añadir una cuenta con su código numérico que debe seguir los criterios del Plan General Contable (aunque pueda estar adaptado a su plan contable), su nombre y las anotaciones que crean necesarias..

En nuestro ejemplo daremos de alta un banco, ya que las cuentas contables de clientes o proveedores se añaden automáticamente al plan contable al añadir un cliente o proveedor. Es más, el propio programa genera un código identificativo del cliente y con este mismo código genera las cuentas contables, lo que puede resultar tremendamente cómodo al realizar búsquedas de clientes o asientos.

Dentro del módulo de contabilidad, pulsamos “Plan contable”, hacemos clic en “Nuevo” y cubrimos los datos solicitados. Se añade al plan contable al hacer clic en “Aceptar”.

Es posible que surja una ventana que nos indique si queremos crear la cuenta del “Nivel 4”. Se trata de un desglose de las cuentas predeterminadas que puede añadir un criterio más a la hora de ordenar las cuentas contables. Por ejemplo, puede diferenciar contablemente los bancos nacionales (5720) de los internacionales (5721), y a cada una de esta cuenta al añadir las 4 cifras particulares de cada banco sabremos si se trata de un banco nacional o extranjero. (57200001 – Nacional; 572100001 – Extranjero)

Tras crear la cuenta auxiliar, y la cuenta de Nivel 4, aparecerán ambas en el listado.

En este listado también puede verse una manera en que Gespoint ERP clasifica las cuentas contables. Entre las que son auxiliares y las que no. Básicamente las cuentas contables auxiliares son las que se crean para cada elemento contable con entidad propia. Es decir, una cuenta que represente un cliente, un banco, un tipo de IVA, una mercancía, o cualquier cuenta que vaya a ser usada en la operativa contable diaria y sea representativa de un elemento único. Por ejemplo, 572 representa a los bancos, 5721 los bancos españoles, pero la cuenta auxiliar 57200003 representa al “Honrado Bank” que será efectivamente la que usemos en los asientos contables.

Un truco: Para simplificar la introducción de códigos es posible sustituir un grupo de ceros por un punto. El programa automáticamente rellenará con ceros hasta cubrir el número de cifras que ha indicado en parámetros que debe constar una cuenta contable. Por ejemplo: En el anterior ejemplo se introdujo 572.4 en la casilla de “Cuenta”. El programa sustituyó el punto por los ceros necesarios hasta cubrir los 8 dígitos necesarios.

Como en todos los listados del programa, es posible filtrar los valores que el listado de cuentas contables refleja añadiendo filtros como ya se ha visto. Bien introduciendo en la casilla del filtro la palabra a buscar, o bien en el listado pulsando el botón derecho del ratón sobre el criterio a filtrar y pulsando “Filtrar por este valor”.

Al pulsar “Abrir” o al hacer doble clic sobre la cuenta se accede al menú de cuenta y se verán los datos que ésta incluye.

En esta ventana además podremos añadir más cuentas, borrar la que estamos viendo en estos momentos, y navegar entre cuentas con las flechas indicadas. Y además algo muy importante, podremos ver el saldo contable de esta cuenta y un extracto de los movimientos en los que ha incurrido.

No profundizaremos en teoría contable, pero en este ejemplo la cuenta 430 (Clientes) al tratarse de una cuenta del activo, su saldo representa las deudas que actualmente mantiene con nosotros. En contrapartida, si se tratase de la cuenta del pasivo 400 (Proveedores) su saldo sería la cantidad que nuestra agencia le debe a este proveedor.

Al extracto se accede haciendo clic en su enlace. Posteriormente hablaremos del extracto de las cuentas contables, ya que dispone de un menú propio en el módulo de contabilidad. Este es un simple enlace a este menú para acceder a él más fácilmente desde una cuenta.