Hay tareas referentes a la contabilidad que han de realizarse con una periodicidad anual y son procesos repetitivos, complejos y muy similares cada año, por lo tanto es muy práctico y conveniente automatizarlos. Básicamente consisten en realizar multitud de asientos que nos ayudan a cuadrar cuentas, obtener saldos y reajustar valores. Gespoint ERP engloba estos asientos en tres procesos que con tan solo pulsar un botón realiza toda esta laboriosa tarea. Y además le proporcionamos una potente herramienta para realizar cambios masivos en su diario contable. Con ella es posible cambiar los asientos efectuados en el diario total o parcialmente mediante el cambio de una cuenta por otra.

Para acceder a los procesos contables disponibles se ha de seguir “Contabilidad – Procesos”

Asientos de Amortización

Con este proceso realizamos los asientos de amortización de cada Tipo de Amortización que tengamos en nuestro programa. Al iniciarlo tan sólo debemos indicar el Tipo de Amortización a ejecutar y aquí veremos paso a paso los asientos que realiza.

En el diario podemos ver la adquisición y alta de un bien sujeto a este Tipo de Amortización. En concreto un ordenador dado de alta en la cuenta 27100001.

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Al iniciar el proceso de amortización, si elegimos el Tipo de Amortización que hemos indicado en la ficha del bien anterior (Activos Fijos), se realizarán todos los asientos de amortización que precisen ser hechos en el periodo en el que estamos. Si no fuese necesaria la amortización, el programa no efectuará ningún asiento.

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Veamos como ahora tenemos un asiento de amortización en el diario por la cuantía que hemos indicado (25% de 1000 = 250)

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Este proceso ha de repetirse por cada Tipo de Amortización que dispongamos, y de esta manera todos los bienes propiedad de la empresa representarán fielmente su valor contable.

Asiento de Regularización

Este asiento ha de realizarse al finalizar el ejercicio aunque como hemos visto es posible realizar un asiento de regularización “virtual” en cualquier momento cuando queramos conocer el estado económico de nuestra empresa. Su fin es saldar todas las cuentas de ingresos y gastos, y hallar el resultado económico del ejercicio que cerramos. Tras efectuarlo, la cuenta de resultados (Normalmente 129) recibe el saldo final de los ingresos y gastos.

Debemos indicar la fecha de inicio y fin de la regularización (La del ejercicio económico que cerramos), la cuenta de resultados y la fecha en la que deseamos que aparezca el asiento. Tras pulsar el botón para generar el asiento, en el diario aparecerá el asiento de regularización.

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Asiento de Cierre / Apertura.

En contabilidad, al final de cada ejercicio contable todas las cuentas han de quedar saldadas. Esto quiere decir que el saldo al final del año de toda cuenta contable debe ser 0, lo que es lo mismo, su debe y su haber deben de ser exactamente la misma cifra. Si esto no fuera así, existiría un descuadre y la contabilidad podría no ser exacta.

Para conseguir este cuadre es necesario realizar al final de un ejercicio y al inicio del siguiente de dos asientos básicamente iguales pero conformados de manera inversa para saldar las cuentas al final del ejercicio (Asiento de cierre), y volver a dejarlas con su saldo al inicio del siguiente (Asiento de apertura) y poder volver a trabajar normalmente sobre ellas en el nuevo año. Gespoint ERP realiza estos dos asientos de manera automática.

Para ello, tras finalizar el año fiscal y como último asiento del año (y primero del siguiente), abrimos el menú de “Asiento de cierre / apertura” e introducimos los datos necesarios.

Es necesario indicar el periodo del año fiscal, y las fechas en las que realizaremos sendos asientos de cierre y apertura que normalmente serán el del último y primer día del año fiscal. Al pulsar el botón “Generar asiento” se introducirán en el libro diario ambos asientos en las fechas indicadas.

Asiento de cierre:

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Asiento de apertura:

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Cambiar cuenta contable.

Este proceso cambia en el libro diario una cuenta por otra. Puede suceder que hayamos imputado a una cuenta importes de otra y en vez de borrar el asiento y volver a confeccionarlo, cabe la posibilidad de utilizar esta herramienta y simplemente cambiar la cuenta errónea por la correcta.

Este menú está pensado para ser utilizado con cuentas de gestión (Ingresos y gastos), hacerlo con cuentas de balance (Clientes, proveedores, IVA, etc…) puede causar variaciones entre los movimientos de la cuenta y, por ejemplo, la gestión de las deudas de un cliente. Es por ello que recibe una advertencia al abrir la ventana de este proceso.

Supongamos que hasta ahora hemos usado la cuenta “627 – Publicidad, propaganda y RRPP” para contabilizar gastos de viaje. Y a partir de ahora consideramos que la cuenta “629 – Otros servicios” representa mejor estos gastos. Para ello abrimos la ventana “Cambiar cuenta contable”, cubrimos las cuentas implicadas, indicamos el asiento inicial si deseamos acotar este cambio masivo y pulsamos el botón “Aceptar”. Se nos pedirá confirmar este proceso, ya que como hemos indicado anteriormente, en algunos casos este cambio puede suponer cambios en cuentas contables que no se aplicarán en otras variables y pueden provocar discrepancias de datos.

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Es posible cambiar la descripción del asiento por el nombre de la cuenta a la que cambiemos si marcamos “Cambiar la descripción del asiento por el nombre de la nueva cuenta”.

Renumerar asientos.

Puede suceder que al realizar asientos con fecha en futuro o en pasado, su código identificativo no corresponda con el orden temporal que deban seguir. Dado el caso, podemos renumerar los asientos asignando el código identificativo correlativo que le corresponda. De esta manera los asientos del diario aparecerán correctamente ordenados.

Para ello pulsamos en el botón “Renumerar asientos” y nos surge la siguiente ventana:

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Seleccionamos el periodo que queremos renumerar teniendo en cuenta que debe de ser un periodo dentro del mismo año ya que se le asignará una serie que debemos haber dado de alta en “Configuración – Series” correspondiente a la tabla “Asientos”. Y finalmente al pulsar el botón “Renumerar asientos” se ejecutará el proceso de remuneración.