El programa viene con un solo usuario creado por defecto con el nombre de usuario “Admin” y la contraseña “123”. Puede cambiar los datos de este usuario, así como crear nuevos usuarios de la siguiente manera:

Haga doble clic sobre un usuario para abrir su ficha o pulse el botón NUEVO para crear un nuevo usuario.

Si marca la casilla de “Administrador”, el usuario tendrá permisos de acceso a determinadas pantallas especiales del programa como, por ejemplo, esta pantalla de creación de usuarios.

Campos a completar:

Nombre: Aquí deberá poner el nombre completo de cada usuario

Mail: Es importante completar el mail de empresa de cada usuario. En caso de no recordar la contraseña de acceso, el programa enviará un recordatorio de la misma al correo del usuario que haya registrado en este campo.

Usuario: Usuario de acceso al programa

Clave: Contraseña de acceso al programa

Una vez que haya completado todos los datos, puede configurar los permisos que tendrá el nuevo usuario. Marcando y desmarcando los nodos del árbol “Menú del usuario”, define las opciones del menú que podrá ver el usuario.

Permisos avanzados

Si necesitamos un control más detallado sobre las pantallas a las que tiene acceso un usuario determinado, podemos pinchar en el botón «Permisos avanzados» de la ficha del usuario y nos saldrá una lista de todas las pantallas del programa donde podremos establecer manualmente en cuál de ellas tiene acceso el usuario:

Para buscar en el programa los nombres de las pantallas seleccione el botón de “Ayuda”, que encontrará en el margen superior derecho de cualquier pantalla o listado y verá el nombre de esa pantalla en el recuadro inferior derecho de la pantalla de ayuda.

Duplicar permisos

Una vez que haya configurado un usuario con unos accesos concretos (Por ejemplo si el usuario es un Project Manager) y tiene que dar de alta más usuarios con los mismo accesos o muy similares. Puede optar por seleccionar “Duplicar usuario” y luego agregar el nombre del nuevo usuario, o crear el nuevo usuario y luego seleccionar “Copiar permisos” para traer los permisos de otro usuario. 

Restricciones de facturación

Facturación de ventas: Si marca esta casilla, el usuario no podrá generar facturas de venta desde los proyectos ni desde los albaranes de venta. Si tampoco quiere que pueda emitir facturas directamente, elimine también la opción “Facturas de venta” del menú del usuario.

Facturación de compras: Si marca esta casilla, el usuario no podrá generar facturas de compra desde los albaranes de compra. Si tampoco quiere que pueda emitir facturas directamente, elimine también la opción “Facturas de compra” del menú del usuario. 

Pestaña Permisos específicos

Ocultar costes en partes de trabajo: que permite prohibir al usuario ver los costes en los partes.

Panel de inicio en web

En el módulo web, perfil de empleado, ahora es posible mostrar en la pantalla de inicio dos paneles gráficos:

El panel de proyectos (perfil project manager), con información de proyectos y tareas asignados al empleado, o el panel de ventas (perfil comercial), con datos de facturación y objetivos de la empresa. Para definir que panel mostrar en cada usuario se han añadido nuevos campos en la ficha del usuario > pestaña «Permisos específicos».

Usuarios concurrentes

Gespoint trabaja con el concepto de «Usuario concurrente». Se entiende por «Usuario concurrente» un acceso al programa, independientemente del equipo desde el que se realice. Cuenta como usuario cada persona que esté dentro del programa de forma simultánea en un momento determinado. El número de usuarios simultáneos o concurrentes permitidos se determina por el número de licencias de usuario que la empresa tenga contratados.

Es posible por tanto tener instalado el programa en más ordenadores que el número de licencias contratadas. Por ejemplo, una empresa puede tener una licencia de 10 usuarios pero el programa instalado en 12 equipos. Se podrá trabajar desde cualquiera de los 12 equipos que tienen el programa instalado siempre que el número total de usuarios que usen el programa simultáneamente no supere los 10 usuarios de la licencia.

El número de usuarios conectados actualmente al programa se puede consultar en la pantalla accesible desde el menú superior HERRAMIENTAS > USUARIOS CONECTADOS. En esta pantalla podremos observar los usuarios que actualmente están usando el programa, la empresa en la que están trabajando, el equipo desde el que están accediendo al programa y la fecha y hora del último acceso al programa:

Límite de acceso

Cuando un usuario entra al programa, aparece como usuario conectado y consume una licencia de acceso. Cuando un usuario sale del programa, desaparece de los usuarios conectados y libera una licencia de acceso que permite acceder a cualquier otro usuario.

Abrir el programa dos veces en el mismo ordenador se considera como dos usuarios y consume dos licencias de acceso.

Si se alcanza el máximo de usuarios conectados disponibles en la licencia, al intentar entrar un usuario adicional aparecerá una pantalla de aviso indicando que el número de usuarios se ha excedido y no está permitido el acceso.

Liberar usuarios conectados

En determinados casos los usuarios pueden quedar registrados como conectados cuando realmente esto no es cierto. Los casos más frecuentes por los que se produce esto son los siguientes:

• Cortes de luz
• Fallos en la red
• Acceso desde un escritorio remoto que es cerrado sin cerrar el programa previamente
• Cierre forzado del programa mediante el administrador de tareas

Para evitar esta situación, intente siempre cerrar el programa cerrando la ventana principal del mismo. De esta forma, el programa borrará al usuario como conectado antes de cerrarse y quedará una licencia libre para su uso por otro usuario.

Para liberar un usuario conectado proceda de la siguiente forma:

• Si es posible, desde cualquier equipo que esté dentro del programa, consulte los usuarios conectados en la pantalla accesible desde el menú superior Herramientas > Usuarios conectados.
• Anote los siguientes datos del usuario que está conectado: Usuario, Empresa y Equipo
• Intente entrar al programa desde el mismo equipo que ha anotado en el paso 2, con el mismo usuario y contraseña y seleccionando la misma empresa en la que el usuario estaba conectado. Si su licencia es de solo un usuario, utilice el mismo usuario y entre en la misma empresa en la que estaba trabajando cuando el usuario quedó conectado.
• Si el programa le da el mensaje de «Número de usuarios excedidos», cancele la pantalla de acceso y vuelva a entrar al programa. Este proceso borrará los accesos del usuario y liberará la licencia.
• Acceda al programa normalmente y verifique que la información mostrada en la pantalla «Usuarios conectados» corresponde con los usuarios realmente trabajando en el programa en ese momento. Si todavía queda algún usuario conectado incorrectamente, repita el proceso con los datos de ese usuario.