En este apartado podrá configurar todos los datos relacionados con su empresa.  

1.-Parámetros:

Para completar los datos seleccione CONFIGURACIÓN> PARÁMETROS

Encontrará varias pestañas:

Pestaña “Datos”:

En esta pestaña rellene correctamente todos sus datos fiscales. Tenga en cuenta que estos datos son los que aparecerán en sus presupuestos, pedidos, facturas, etc.

Campos para completar: 

Nombre Fiscal: Se trata del nombre de la empresa o razón social, o bien el nombre completo en el caso de ser un autónomo. 

Domicilio, Población Código postal, País: Debe completar todos estos campos con la dirección fiscal de su negocio.

Teléfono, email, Página web: Debe introducir esa información en estos campos, si quiere que aparezca en sus documentos. 

CIF/NIF: Es el NIF para sociedades o el DNI para autónomos.

Pestaña “Facturación”:

Campos importantes:

Divisa Local: La moneda de su país. Este campo es obligatorio.

Decimales en precios de compra y venta: La cantidad de decimales con los que desea trabajar para los precios de compra y los de venta. 

Recomendación: El sector de la traducción, en general utiliza mínimo 3 decimales.

Ejemplo: Precio por palabra teniendo en cuenta descuentos según tramos de herramientas CAT: 0.095€ 

Predeterminado

Forma de pago predeterminada: Le puedes indicar al programa la forma de pago predeterminada para cuando das de alta clientes de forma manual, y así no se te olvide ponerlo.

% Retención clientes/proveedores: Puedes ponerle la retención de forma predeterminada para cuando das de alta clientes/proveedores de forma manual ya se ponga la retención de forma automática.

Tipo (persona física/jurídica): También puedes dejar configurado para cuando des de alta un cliente /proveedor de forma manual ya automáticamente se te marque como perosna física o jurídica, esta información es a nivel informativo.

Pestaña “Archivos”

Puede activar las siguientes opciones para que el programa genere automáticamente una carpeta en su ordenador o en su servidor cada vez que se dé de alta un nuevo cliente, presupuesto, o proveedor.

Active las opciones deseadas e informe de la ruta donde quiere que se generen las carpetas. Si Gespoint está instalado en un solo ordenador, la ruta raíz podrá ser cualquier carpeta de su equipo, por ejemplo: “C:\Datos_Clientes”.

Si utiliza Dropbox o similar, puede crear una carpeta dentro de sus carpetas de Dropbox y sus archivos se sincronizarán automáticamente con el servicio de Dropbox.

Si trabaja con un servidor en red, la ruta deberá ser una carpeta compartida del tipo “\\NOMBRE_SERVIDOR\Datos_Clientes” y todos los usuarios de la red deberán tener permisos de lectura y escritura en esa carpeta.

Si marca la casilla correspondiente, cuando cree un proyecto, automáticamente se creará una carpeta para el proyecto y una serie de subcarpetas dentro de esta carpeta del proyecto. Estas subcarpetas se pueden definir libremente en la sección “Estructura de carpetas” haciendo clic con el botón derecho sobre cualquier nodo del árbol:

Pestaña «Opciones»:

Nº máximo de registros en listados: Para instalaciones con muchos datos y ordenadores poco potentes, puede limitar el número de registros simultáneos que se muestren al entrar en los listados. De esta forma agilizará el uso del programa. Tenga en cuenta que aunque no se muestren todos los registros en el listado, las búsquedas siempre se harán sobre el total de registros almacenados, aunque no estén visibles en el listado.

Nota: En instalaciones normales, que cumplan los requisitos mínimos establecidos por Gespoint, esta función nunca será necesaria ya que el programa puede trabajar con soltura con listados de decenas de miles de registros.

Registrar actividad de los usuarios: Activando esta opción se registrará todas las alta, modificaciones o borrados que realicen todos los usuarios en todos los campos del programa. El registro de la actividad de todos los usuarios se puede ver en la pantalla EMPRESA > USUARIOS > REGISTRO DE ACTIVIDAD

Advertencia: Activar esta opción aumenta muy considerablemente el tamaño de la base de datos de la empresa.

Actualizar tarifas de proveedores con último precio de compra: En caso de activarlo, al introducir un albarán o factura de proveedor, se modificará el precio de compra para ese servicio.

Calcular margen de beneficio sobre importe de venta: Al activarlo, el margen de beneficio en los proyectos se calculará como un porcentaje sobre el importe de venta, en lugar de un porcentaje sobre el coste.

Trabajar como empresa de servicios: Activando esta opción, se ocultarán todas las opciones relativas a idioma de origen y destino, importaciones CAT, etc. permitiendo trabajar con el programa sin combinaciones de idiomas.

No copiar servicios de venta en nuevas tareas: Si se activa, al crear una nueva tarea no se copiarán de forma automática los servicios de la primera tarea del proyecto.

Usar nombre comercial en solicitudes de disponibilidad: Si se activa, las solicitudes de disponibilidad a traductores se enviarán usando como remitente el nombre comercial de la empresa, en lugar del nombre fiscal.

2.-Personalización de Gespoint

Para completar la personalización de Gespoint seleccione CONFIGURACIÓN> PERSONALIZACIÓN

En este apartado podrá configurar su logo de empresa para los documentos y las plantillas de emails: 

Pestaña “Documentos”:

Desde aquí podrá configurar la imagen y la información que se verá en los presupuestos, facturas, etc. de su empresa (Logo, colores, texto fijo al pie de los documentos)

Añadir logo:

Podrá dar de alta su logo, siempre que el logo que quiera insertar esté guardado como una imagen (.jpg, .png,.gif…)

Añadir texto al pie de los documentos:

Se puede agregar el texto en diferentes idiomas. Si el idioma se deja en blanco, por defecto, el texto saldrá en los documentos en español.

Ejemplo de modelo estándar de Presupuesto:

Pestaña “Plantillas email” 

Desde aquí también se puede configurar el texto predeterminado que quiera que aparezca en los emails. Para ello escriba el texto en el idioma correspondiente. 

Puede configurarlo para que aparezca el nombre del cliente /proveedor y el número de Factura, Presupuesto, etc.  que va a enviar de forma automática, teniendo en cuenta el nombre del contacto que aparece en el documento. 

Para agregar el nombre del proveedor o cliente escriba #NOMCLIPRO# donde quiera que aparezca el nombre en el mail. Y para agregar el número de documento hay que escribir #NUMDOCUMENTO#. 

En «Ayuda plantillas» verá las etiquetas que se pueden agregar en las plantillas.

Ejemplo: 

Muy buenos días #NOMCLIPRO#, 

Le adjunto la factura Nº #NUMDOCUMENTO#,