La mayoría de fichas del programa se dan de alta con un código (clientes, facturas, proyectos, etc.). Las series de contadores permiten definir el formato de estos códigos y su numeración.
El programa ya tiene cargadas todas las series necesarias que se utilizarán en el circuito de trabajo. Solo que hay configurar la numeración de cada una de las series. Para configurar cada contador hay que seleccionar CONFIGURACION > SERIES y abra la serie a modifica haciendo doble clic en el listado.
Los contadores están compuestos de dos partes, la serie y el número:
La serie son un conjunto de letras que identifican el tipo de registro, por ejemplo, CLI para Clientes, PRO para Proveedores, PRY para Proyectos, etc.
El número es un contador que el programa va incrementando y asignando automáticamente a cada serie conforme vamos añadiendo nuevos registros.
Para la configuración de las series se pueden dar dos situaciones:
1.-Serie indefinida
En algunos casos la numeración es siempre continua independientemente del año en el que se esté trabajando. (El código no empieza a partir de “1” en cada año) es el caso de “Clientes”, “Proveedores”, “Contactos”, etc.
Ejemplo: Contador de “Clientes”
“Clientes” es una serie que solo se modifica una vez, ya que el contador no empieza a contar a partir de “1” cada año, como puede ocurrir, por ejemplo, con las facturas.
En este caso la serie se configura de esta forma:
Nº dígitos (4-8): Indica el número de dígitos que tendrá el código. El programa rellena automáticamente con ceros por la izquierda hasta alcanzar el número aquí indicado. Por ejemplo, el cliente 1 será el CLI-000001
Fecha Inicio: Fecha inicio desde Enero del año en curso que pone en marcha el Programa (Si estamos en Junio del 2024, entonces 01/01/2024.)
Fecha Fin: En este caso hemos puesto una fecha “infinita” que no tendremos nunca que volver a modificar para continuar la numeración 31/12/2100.
Serie: El campo es alfanumérico y define las letras de la serie. En este caso al ser “clientes”, lo hemos identificado con “CLI” pero puede ser cualquier combinación de letras siempre que no esté ya en uso por otro contador. Por este motivo, le recomendamos usar al menos 3 caracteres para la serie. En este apartado no hay que poner un guion “-“ después de las letras, ya que el programa lo pone de forma automática al dar de alta el código.
Número: El número que se le asignará al siguiente cliente que dé de alta. En el ejemplo, al próximo cliente que dé de alta en el programa se le asignará el código CLI-000567.
Importante: El programa nunca asignará dos códigos iguales a distintos registros. Antes de asignar un código, el programa siempre comprueba que no haya ningún registro con el mismo número. Si existe un registro con el mismo número, incrementará automáticamente el número hasta encontrar el primer hueco disponible.
2.-Serie anual
La segunda situación la encontramos en las facturas, presupuestos, proyectos, etc. donde cada año, la numeración comienza a partir de “1”.
Nota: Para que una factura sea legal debe tener una numeración que siga un orden cronológico ascendente.
Ejemplo: contador de “Facturas de Venta”
En la serie “Facturas de venta”, el contador suele comenzar a contar a partir de “1” cada año. En este caso se podría dar de alta de la siguiente forma:
Podrá definir la numeración desde: CONFIGURACIÓN> SERIES.
Los contadores están compuestos de dos partes, la serie y el número:
El programa trae predefinidas unas series por defecto, pero las puede cambiar.
Fecha inicio/fin: Indica la duración de la serie. Por ejemplo: (Año 2021) Si la numeración de las facturas comienza cada año a contar de 1, la fecha inicio y fin de la serie de facturas será: Desde el 01/01/2021 hasta el 31/12/2021.
En algunos casos la numeración es siempre continua independientemente del año en el que se esté trabajando. Por ejemplo, el número de cliente. En ese caso la fecha inicio /fin sería: Desde el 01/01/2021 hasta el 31/12/2100.
Serie: La serie son un conjunto de letras que identifican el tipo de registro, por ejemplo, CLI para Clientes, PRO para Proveedores, PRY para Proyectos, etc. Es la parte fija de la numeración. El campo es alfanumérico y admite hasta 6 caracteres.
Ejemplo de serie en Factura de venta: al ser “Facturas de venta”, lo hemos identificado con ”FV20”, “FV21”, etc. indicando en la propia serie el año al que pertenecen las facturas, ya que es una forma cómoda de identificar los diferentes años simplemente viendo el código de la factura.
